Business Case: Vasco Group

Betrokkenheid van gebruikers stimuleren

Hans Steenbreker – IT Director at Vasco Group

Een stimulans voor de betrokkenheid van medewerkers, dat was de uitdaging waarvoor Involv – Office 365 intranet een oplossing moest zijn. “Als je medewerkers beter aan je bedrijf wil binden, dan moet je inspelen op hun behoefte om elkaar beter te leren kennen”, vertelt Hans Steenbreker. En een goed intranet kan daarbij een hele stap vooruit zijn. “Je kan er werken met een smoelenboek waarin je ook verjaardagen en dergelijke aankondigt. In de slider kan je medewerkers en projecten in de schijnwerpers zetten. Voor ons zijn dat nice to haves.”

Niet van scratch

“We werkten hier bij Vasco Group al met Office 365 en daar is SharePoint een component van. We wilden SharePoint daarom als uitgangspunt voor ons intranet. Toen ik Involv ontdekte, besefte ik dat wij niet zo anders zijn dan veel andere organisaties. Cognit kon ons helpen aan een off-the-shelf intranet met componenten die voor negen op tien bedrijven van toepassing zijn. En dat maakte het verschil met andere aanbieders die geen panklare oplossing hadden, maar alles van scratch moesten opbouwen.”

Om het Involv – Office 365 intranet bij Vasco Group vorm te geven, deed Hans Steenbreker bewust beroep op de eindgebruikers. “Vroeger pushte ik projecten, nu werk ik met een pullmechanisme. Of je gooit een bos hout op het strand en je zegt: ‘Jullie gaan een schip maken’. Of je laat mensen verlangen naar de zee en ze bouwen dat schip vanzelf wel. En dat laatste is mijn methodologie. Ik zette bewust de eindgebruikers rond de tafel om ideeën te spuien. Zo bouwden we de oplossing uit. Op zo’n moment kijk ik niet naar sterren en strepen. Iedere gebruiker is even veel waard.”

Key users

Om het Involv – Office 365 intranet in het bedrijf uit te rollen, doet Vasco Group ook beroep op de medewerkers zelf. “De content moesten we zelf aanmaken en dat doen we op afdelingsniveau. Daar bouwen key users de content op. De opleiding van de gebruikers konden we terugbrengen naar drie uurtjes. Daarna zijn ze ermee weg. Eens je de spelregels vertelt, is iedereen mee.”

“We startten met vier afdelingen. Daar kwamen er gaandeweg al drie bij. We hebben er nog negen te gaan. De marketingafdeling doet er heel wat aan om het Involv – Office 365 intranet te laten leven. Als er iemand jarig is, wordt er een geintje gemaakt in de slider. Maar gebruikers vinden er ook shortcuts naar de meest gebuikte business applicaties. Zo wordt het intranet als tag navigatie gebruikt. Het is de toegangspoort naar alle applicaties. We zijn nu enkel operationeel in de Nederlandstalige entiteiten, maar uiteindelijk moeten we in alle tien entiteiten in Europa aanwezig zijn. Maar dan moeten we ook een Engelstalige versie hebben en dat betekent extra workload. Dan zullen we groeien van de huidige honderd naar 320 gebruikers.”

Snelle implementatie

“De snelheid van implementatie bevalt me het meest aan Involv – Office 365 intranet. We werkten er met acht mensen aan en na enkele weken hadden we een goed intranet. Doe je zoiets vanaf scratch, dan kom je aan langere leadtimes. De enige opmerking die ik soms krijg, is dat SharePoint niet uitblinkt in de snelheid waarmee een pagina wordt geladen. Maar uiteindelijk is dat ook een kwestie van gewoonte.” Involv – Office 365 intranet wordt bovendien zo optimaal mogelijk ingesteld om de laadtijden zo laag mogelijk te houden.

“Elke afdeling is vrij om te kiezen wat ze op het intranet plaatst. Bij ons op de IT-afdeling gaat dat dan over afdelingsnieuws, de missie, onze organisatiestructuur, projecten, service- en onderhoudsuren, al onze processen, wachtwoordwijzigingen, enzovoort. Bepaal je wel centraal wat afdelingen er moeten opzetten, dan krijg je een ander effect. De organisatiestructuur per afdeling is wel standaard, net als de contactgegevens en de foto’s van de medewerkers. Dat alleen al doet behoorlijk wat in een organisatie. Op iemand een gezicht kunnen plakken, vergroot de betrokkenheid en maakt het werken makkelijker. En dat vind ik de essentie van een intranet. De applicatie is smooth, heel veel mensen zijn er blij mee. Het Involv – Office 365 intranet wordt hier echt wel gebruikt.”