Telecommunicatie-aanbieder
Dstny Group is een Europese onderneming met zijn hoofdkantoor gevestigd in Brussel, die zich toelegt op het aanbieden van cloud-gebaseerde communicatieoplossingen aan bedrijven om het leven van meer dan 3 miljoen gebruikers te vereenvoudigen. Het bedrijf biedt interactieve bedrijfscommunicatietools aan als dienst, die werknemers en klanten verbinden via diverse communicatiekanalen zoals spraak, video, chat, en meer. Sinds de oprichting in 2008, heeft het bedrijf zijn internationale aanwezigheid uitgebreid naar landen zoals Zweden, Frankrijk, Nederland en meer. In België telt Dstny 250 medewerkers.
250
België
Telecommunicatie
aanbieder
Uitdagingen
Dstny had tot drie jaar geleden geen intranet, maar door verschillende uitdagingen en de opkomst van de COVID-pandemie werd de noodzaak voor een intranet steeds groter.
Verschillende problemen kwamen naar voren, zoals medewerkers die verschillende platformen moesten raadplegen om alle benodigde documenten te vinden.
Er ontstond een groeiende behoefte aan een centrale locatie waar alle medewerkers toegang hadden tot belangrijke documenten zoals o.a. het brandbook en het HR-beleid
Doordat er geen intranet beschikbaar was, was het lastig om op regelmatige basis nieuws te delen. Er was nood aan een plek waar medewerkers niet alleen officiële informatie konden delen, maar ook leuke wetenswaardigheden en informele berichten, die niet geschikt waren voor e-mail of andere communicatiekanalen.
“ik kreeg regelmatig verzoeken van het personeel om een organigram te verstrekken. De medewerkers wilden graag een overzicht van de organisatie met daarin informatie over al hun collega’s, zodat ze direct contact konden opnemen met de juiste persoon voor hun vragen en opmerkingen. “
Oplossingen
Om deze uitdagingen aan te pakken, bleek het implementeren van een intranet de overkoepelende oplossing te zijn. Het toekomstige intranet moest aan een aantal vereisten voldoen: het moest dynamisch en aantrekkelijk ogen, het moest makkelijk te bewerken zijn en het was idealiter gebouwd op Microsoft 365. Involv voldeed aan deze eisen, waardoor de keuze snel gemaakt was.
De vragen over het organigram van de organisatie werden gemakkelijk opgelost dankzij de “Wie is Wie” component van het nieuwe intranet. Hierin zijn alle medewerkers opgenomen met hun foto, functie, geboortedatum, afdeling en meer. Het is nu niet langer nodig om via de afdeling HR op zoek te gaan naar de juiste persoon omdat al deze informatie eenvoudig toegankelijk is via het intranet.
Met de introductie van het intranet is er niet alleen een oplossing gekomen voor het delen van formele informatie, maar is er nu ook ruimte om op een meer regelmatige basis informele en amusante informatie te delen zoals de komst van een nieuwe collega, de geboorte van een baby, … Dit zorgt ervoor dat het intranet niet alleen praktische voordelen heeft, maar ook een positieve invloed heeft op de sfeer en de cultuur binnen de organisatie.
“ Voor de introductie van het intranet kostte het vaak veel tijd om bepaalde zaken zoals rondsturen van nieuwsbrieven af te handelen. Het was vaak een tijdrovend proces, omdat het nieuws op de juiste manier moest worden verzameld, verwerkt en vervolgens handmatig werd doorgestuurd naar alle betrokkenen. Met de komst van het intranet is dit veranderd, de verspreiding van nieuws en informatie verloopt veel sneller en efficiënter.”
Samenwerking
Dstny heeft zeer positieve feedback gegeven over hun samenwerking met Involv. De klant geeft aan dat er vooral in de beginmaanden sprake was van een nauwe samenwerking, maar dat ook na de lancering van het intranet er nog steeds ondersteuning beschikbaar is. Dstny waardeert de inzet om de samenwerking continu te verbeteren.
“Wij vinden het zeer nuttig dat Involv jaarlijkse zelf feedback momenten inplant waarop we onze feedback en suggesties kunnen delen,”, zegt Gitte van Dstny.