Eén centrale thuis voor 250 collega's – van het brandbook tot geboortekaartjes.
Hoe cloud-communicatieaanbieder Dstny van géén intranet naar een dynamisch, Microsoft 365-gebaseerd platform ging met Involv.
Dstny Group is een Europese onderneming met hoofdkantoor in Brussel, die zich toelegt op cloud-gebaseerde communicatieoplossingen om het leven van meer dan 3 miljoen gebruikers te vereenvoudigen. Het bedrijf biedt interactieve bedrijfscommunicatietools aan als dienst, die werknemers en klanten verbinden via spraak, video, chat en meer.
Sinds de oprichting in 2008 breidde het bedrijf zijn internationale aanwezigheid uit naar landen zoals Zweden, Frankrijk en Nederland. In België telt Dstny 250 medewerkers.
Uitdagingen
Dstny had tot drie jaar geleden geen intranet, maar door verschillende uitdagingen en de opkomst van de COVID-pandemie werd de noodzaak steeds groter. Medewerkers moesten verschillende platformen raadplegen om alle benodigde documenten te vinden, en er ontstond een groeiende behoefte aan een centrale locatie met toegang tot belangrijke documenten zoals het brandbook en het HR-beleid.
Doordat er geen intranet beschikbaar was, was het lastig om op regelmatige basis nieuws te delen. Er was nood aan een plek waar medewerkers niet alleen officiële informatie konden delen, maar ook leuke wetenswaardigheden en informele berichten die niet geschikt waren voor e-mail of andere kanalen.
“Ik kreeg regelmatig verzoeken van het personeel om een organigram te verstrekken. De medewerkers wilden graag een overzicht van de organisatie met informatie over al hun collega's, zodat ze direct contact konden opnemen met de juiste persoon voor hun vragen en opmerkingen.”
Gitte VanderwegenMarketeer, Dstny
Gitte VanderwegenOplossingen
Om deze uitdagingen aan te pakken, bleek het implementeren van een intranet de overkoepelende oplossing. Het toekomstige intranet moest aan een aantal vereisten voldoen: het moest dynamisch en aantrekkelijk ogen, makkelijk te bewerken zijn en idealiter gebouwd op Microsoft 365. Involv voldeed aan deze eisen, waardoor de keuze snel gemaakt was.
De vragen over het organigram werden gemakkelijk opgelost dankzij de “Wie is Wie”-component, waarin alle medewerkers zijn opgenomen met hun foto, functie, geboortedatum, afdeling en meer. Met de introductie van het intranet is er niet alleen een oplossing voor het delen van formele informatie, maar ook ruimte om regelmatiger informele en amusante content te delen – de komst van een nieuwe collega, de geboorte van een baby, en meer. Dit geeft het intranet niet alleen praktische voordelen, maar ook een positieve invloed op de sfeer en cultuur binnen de organisatie.
“Voor de introductie van het intranet kostte het vaak veel tijd om bepaalde zaken, zoals het rondsturen van nieuwsbrieven, af te handelen. Het was een tijdrovend proces omdat het nieuws op de juiste manier moest worden verzameld, verwerkt en handmatig doorgestuurd naar alle betrokkenen. Met de komst van het intranet verloopt de verspreiding van nieuws en informatie veel sneller en efficiënter.”
Samenwerking
Dstny gaf zeer positieve feedback over de samenwerking met Involv. De klant geeft aan dat er vooral in de beginmaanden sprake was van een nauwe samenwerking, maar dat ook na de lancering nog steeds ondersteuning beschikbaar is. Dstny waardeert de inzet om de samenwerking continu te verbeteren.
“Wij vinden het zeer nuttig dat Involv jaarlijkse zelf-feedbackmomenten inplant, waarop we onze feedback en suggesties kunnen delen.”
Nog geen intranet, of klaar voor een beter?
Bekijk Involv intranet in 30 minuten, ingericht op jouw organisatie, zonder verplichtingen.
