Étude de cas : AZ Damiaan

AZ Damiaan à Ostende est né en 1999 de la fusion de l’hôpital général H. Hart et de l’hôpital général Sint-Jozef. Jusqu’en octobre 2012, AZ Damiaan déployait ses activités sur deux campus ; ce mois-là, l’hôpital a rassemblé toutes ses activités dans le nouveau bâtiment.

AZ Damiaan veut ainsi se mesurer aux meilleurs hôpitaux du pays et constitue plus que jamais le centre de référence pour les soins de santé de la région côtière.

Le défi

Pour concrétiser sa mission – « être le centre de référence des soins de santé régionaux pour la population du littoral » – AZ Damiaan devait continuer à miser sur des soins de qualité. L’un des objectifs était d’obtenir un label de qualité : l’organisme américain Joint Commission International (JCI) développe des normes de qualité pour les établissements de soins.

Pour atteindre la norme d’accréditation JCI, AZ Damiaan devait mettre toutes les procédures de l’hôpital à disposition de manière centrale dans un système de gestion documentaire. L’hôpital rencontrait en effet de nombreux problèmes :

• Il n’y avait aucune vue d’ensemble centrale de toutes les procédures de l’organisation
• Il n’existait aucun modèle uniforme pour créer les procédures
• Le personnel ne savait pas sur quelle version de la procédure se baser
• Les processus d’approbation et les révisions des procédures n’étaient pas automatisés

Objectifs

AZ Damiaan avait besoin d’un portail central où les collaborateurs pouvaient retrouver efficacement les bonnes procédures dans leur dernière version, et où l’on pouvait partager les actualités internes.

Pour le service Qualité , il était important de pouvoir créer des procédures à partir de modèles uniformes, basés sur une procédure mère. Le système devait aussi permettre de publier les procédures sur une page centrale via un processus d’approbation automatique , avec des révisions automatiques. Toutes ces exigences sont fixées par la norme d’accréditation JCI pour la gestion documentaire.

Pour le service Communication , il était important de disposer d’un portail à la mise en page uniforme, permettant d’informer les collaborateurs de ce qui se passe dans l’organisation. Ce portail devait devenir le point de départ où les collaborateurs voient les dernières actualités, les événements ou symposiums à venir, des liens rapides vers les applications de l’hôpital, le menu de la semaine, etc. – avec une information interrogeable « à la Google » , de manière rapide et claire.

Solution

Le choix s’est porté sur SharePoint comme plateforme de collaboration et système de gestion documentaire sous-jacents. Un système de gestion de la qualité a été mis en place pour que toutes les procédures puissent être créées de manière uniforme via des modèles, avec un processus d’approbation à révision automatique conforme à la norme d’accréditation JCI. Des icônes et des mécanismes de recherche adaptés dans le portail donnent un accès direct à toutes les procédures.

Un intranet à la mise en page uniforme a été développé, où l’on peut créer soi-même des articles, des événements et des liens. L’information peut aussi être regroupée par thème via des tuiles – par département, mais aussi par sujet. Le moteur de recherche puissant permet de trouver et d’afficher l’information rapidement et simplement.

La situation aujourd’hui

AZ Damiaan dispose désormais d’un portail central où différents modèles peuvent servir à lancer des procédures à partir d’une procédure mère. Grâce à ces modèles et aux processus automatiques d’approbation et de révision, les collaborateurs peuvent retrouver plus vite la bonne procédure – et donc consacrer plus de temps à des soins de qualité.

Dans ce portail à la pointe, avec une mise en page entièrement renouvelée, on peut en plus consulter rapidement et simplement les actualités, les événements, un qui-est-qui et d’autres informations utiles. Bref : il existe maintenant un environnement moderne et dynamique pour trouver et partager sans effort procédures et informations dans toute l’organisation.