Laat me meteen duidelijk zijn: je kunt perfect een intranet bouwen met SharePoint. Je IT-team heeft waarschijnlijk de kennis in huis. Het platform ondersteunt het. En als je organisatie klein is, de wensen beperkt zijn en IT voldoende tijd heeft, kan zelf bouwen zelfs de juiste keuze zijn.
Maar ik heb de voorbije jaren honderden organisaties dit traject zien doorlopen. Opvallend genoeg hebben de meesten geen spijt dat ze gestart zijn. Ze hebben vooral spijt van de dingen die ze vooraf niet zagen aankomen.
Dit is wat ik je zou meegeven voordat je de eerste SharePoint-site opzet.
Bouwen is niet het moeilijkste
De meeste IT-teams overschatten de bouw en onderschatten het onderhoud.
Een SharePoint-communicatiesite met nieuws, navigatie en documentbibliotheken opzetten? Dat lukt vaak in enkele weken. Misschien een paar maanden als je ook een goede informatiestructuur over verschillende afdelingen wilt uitwerken. Technisch is dat allemaal haalbaar.
De echte uitdaging begint pas nadat je live bent. Microsoft werkt SharePoint Online voortdurend bij. Soms zijn dat kleine wijzigingen, soms hebben ze gevolgen voor maatwerk. Zodra je specifieke wensen hebt, kom je al snel uit bij eigen SPFx-webparts. En elke update kan ervoor zorgen dat die opnieuw getest of aangepast moeten worden.
Bij een leverancier zoals Involv volgt een volledig developmentteam die Microsoft-updates op, test de impact en lost problemen op voordat klanten er iets van merken.
Voor een intern IT-team wordt dat gewoon nog een extra taak boven op alles wat al op hun bord ligt. De vraag is dus niet of je één update aankunt. De vraag is of je dat jaar na jaar wilt blijven doen.
Zonder eigenaar verwatert governance vanzelf
Dit zie ik telkens opnieuw. Een organisatie lanceert een mooi SharePoint-intranet. De structuur klopt. De navigatie is logisch. Er ligt zelfs een governanceplan. Een jaar later zijn er tientallen SharePoint-sites met verschillende stijlen. Elke afdeling gebruikt een andere navigatie. De nieuwspagina wordt nauwelijks nog bijgewerkt. En IT krijgt vragen over documenten die niemand nog kan terugvinden.
Dat is geen slecht project. Dat is wat er gebeurt wanneer governance stopt zodra het project is afgerond.
Een goed SharePoint-intranet bouwen is één ding. Het levend houden is iets anders. Daarvoor heb je iemand nodig die verantwoordelijk blijft voor structuur, content, adoptie en kwaliteit. In veel organisaties komt die verantwoordelijkheid uiteindelijk bij IT terecht. Niet omdat dat de juiste plek is, maar omdat niemand anders ze opneemt.
De mobiele uitdaging waar bijna niemand rekening mee houdt
Vraag vóór de start van je project aan interne communicatie of medewerkers zonder vaste pc toegang nodig hebben tot het intranet. Het antwoord is bijna altijd: ja.
Vraag daarna hoe je dat gaat oplossen. SharePoint heeft een mobiele app. Die werkt prima om documenten te bekijken en SharePoint-pagina’s te openen. Voor medewerkers die vooral achter een bureau zitten, is dat vaak voldoende. Maar voor techniekers, productiemedewerkers, magazijniers of andere frontline-medewerkers schiet dat meestal tekort.
Wil je pushmeldingen, een eigen app, gepersonaliseerde content of een betere mobiele ervaring? Dan bouw je eigenlijk een tweede oplossing boven op SharePoint. Dat vraagt extra ontwikkeling, extra infrastructuur en opnieuw extra onderhoud. Veel organisaties stellen mobiel uit tot “later”. En later komt er vaak nooit.
De belangrijkste vraag wordt zelden gesteld
Nog vóór het project start, zou ik één vraag stellen: Wie is hier over twee jaar verantwoordelijk voor?
Wie onderhoudt het maatwerk als de ontwikkelaar vertrekt? Wie bouwt nieuwe functionaliteit wanneer de business daarom vraagt? Wie past alles aan wanneer Microsoft iets verandert?
Werk je met externe consultants, dan bel je hen opnieuw op, betaal je opnieuw hun dagtarief en hoop je dat ze nog weten hoe alles opgebouwd is. Doe je alles intern, dan hangt het ervan af of intranetbeheer ook na de oplevering echt deel uitmaakt van iemands functie, of dat het gewoon een extra verantwoordelijkheid wordt tussen alle andere taken.
Ik heb organisaties gezien die acht maanden investeerden in een sterk SharePoint-intranet, om het vervolgens twee jaar langzaam te zien achteruitgaan omdat niemand echt verantwoordelijk was om het actueel te houden. De bouwkost betaal je één keer. De kost van eigenaarschap blijft doorlopen.
Hoe de planning er in de praktijk uitziet
Onderzoek van Nielsen Norman Group, dat digitale werkplekken bestudeert, toont aan dat een volledig op maat gebouwd SharePoint-intranet doorgaans minstens veertien maanden nodig heeft. Wanneer de scope uitbreidt en prioriteiten verschuiven, loopt dat vaak op tot meerdere jaren.
Dat is geen gebrek aan ambitie. Zo verlopen intranetprojecten nu eenmaal.
Ondertussen blijft je organisatie werken met de huidige situatie. Medewerkers zoeken informatie op de verkeerde plaatsen. Nieuwe collega’s starten zonder een centrale informatiebron. Interne communicatie blijft informatie verspreiden via e-mail en Teams omdat het intranet nog niet klaar is.
Dat is geen theoretische kost. Dat is een echte kost die op de achtergrond blijft oplopen terwijl het project verdergaat.
De eerlijke versie van de build-versus-buy-discussie
Ik ga je niet vertellen dat kopen altijd de juiste keuze is. Voor sommige organisaties – kleine teams, eenvoudige behoeften, sterke SharePoint-kennis en voldoende IT-capaciteit – is zelf bouwen een logische keuze. Maar de beslissing wordt vaak genomen op basis van de verkeerde criteria.
Teams vergelijken de licentiekost van een product met de kost van een intern ontwikkelproject, alsof interne uren gratis zijn. Ze houden geen rekening met het blijvende onderhoud, het eigenaarschap van governance, de mobiele vereisten of de organisatiekost van een project dat pas na twee jaar live gaat.
Een veel eerlijkere vergelijking is de totale eigendomskost over drie jaar: de bouwkost, het onderhoud, governance én de kost van de maanden voordat je live bent.
Bij Involv hebben we een product gebouwd dat volledig draait binnen je bestaande Microsoft 365-tenant. Je data blijft in je eigen SharePoint-omgeving, onder je bestaande beveiligingsbeleid en beheerd via Entra ID. IT verliest dus geen controle.
Wat IT er wel bij krijgt, is een oplossing die het SPFx-onderhoud, de mobiele app, governancefunctionaliteit en de Microsoft-updatecycli al voor hen afhandelt. Daardoor kan het IT-team zich focussen op de infrastructuur en technische uitdagingen waar hun expertise echt nodig is.
Dat is niet voor elke organisatie de juiste keuze. Maar het is wel goed om te weten dat die mogelijkheid bestaat voordat je beslist om aan een bouwproject van meerdere jaren te beginnen.
Stel jezelf vóór de start deze vier vragen
- Wie is over 24 maanden concreet verantwoordelijk voor het onderhoud van het intranet? Niet “het IT-team”, maar een persoon met tijd die hiervoor verantwoordelijk is.
- Wat is je plan voor mobiel? Niet “SharePoint heeft een app”, maar een concreet antwoord voor frontline-medewerkers en collega’s zonder vaste werkplek.
- Hoe ga je om met Microsoft-updates? Wie test de compatibiliteit en wanneer?
- Hoe ziet je governancemodel eruit na de livegang? Wie keurt nieuwe sites goed, onderhoudt de navigatie en bewaakt de contentstructuur?
Als je op alle vier de vragen een duidelijk antwoord hebt, heeft je DIY-project een reële kans op slagen.
Als één van de antwoorden “dat bekijken we later” is, dan is de kans groot dat precies daar later de kosten zullen opduiken.
Benieuwd hoe Involv Intranet eruitziet binnen je eigen Microsoft 365-omgeving?
