Vrijwel elke grote organisatie heeft vandaag een intranet, dat is niets nieuws. Het intranet heeft verschillende doelen, van kennis- en nieuwsdeling tot algemene samenwerking binnen teams en communicatie doorheen de hele organisatie. Maar hoe krijgt u gebruikers zo ver dat ze het platform ook effectief gebruiken? Heel wat organisaties hebben moeite met het behalen van een goede gebruikersadoptie, zeker wanneer het verouderde Intranet systeem vervangen werd door een modern Intranet gebaseerd op SharePoint.
Wanneer ik lukraak medewerkers binnen verschillende organisaties vraag hoe frequent zij het Intranet gebruiken, krijg ik vaak het antwoord “nooit” of “zelden” te horen. De redenen daarvoor zijn meestal dezelfde.
Doorgaans vertelt men mij dat men niet weet hoe het intranet te gebruiken of, in het geval dat men recent omschakelde naar een nieuw intranet, dat het oude intranet hun voorkeur had. Het nieuwe design of de navigatie worden omschreven als ‘te ingewikkeld’ en men heeft het te druk om zichzelf aan te leren hoe ermee te werken. Volgens hen is het intranet enkel geschikt voor het management of het IT departement.
Deze redenen tonen aan dat het, ergens in het implementatieproces, fout liep met de gebruikersadoptie. Mensen voelen zich niet comfortabel bij veranderingen en zonder eindgebruikers actief te betrekken bij het nieuwe systeem zijn de reacties vrijwel altijd negatief. Eigenlijk kan u het uw medewerkers niet eens kwalijk nemen.
Waaraan moet een nieuw intranet voldoen?
De eerste stap naar een goede gebruikersadoptie is gebruikers toegang geven tot een geweldig, modern intranet. Laat me SharePoint en zijn intranet capaciteiten kort toelichten. U kent SharePoint wellicht als een systeem voor het opslaan en archiveren van bestanden en documenten. Dat is deels correct, aangezien SharePoint zo begonnen is. Die perceptie bleef geruime tijd bestaan, ook al werd de intranet functionaliteit reeds in een vroege versie van de software toegevoegd.
Vandaag is SharePoint veel meer dan een document management systeem of een eenvoudige intranet oplossing. SharePoint kan ingezet worden voor verschillende samenwerkingstaken en kan zelfs zakelijke processen automatiseren.
Content management is nog steeds de basis van SharePoint, maar dit draait om veel meer dan enkel documenten. U kan taken, lijsten, kalenders en emails bewaren en er is een integratie met Microsoft Lync voor instant messaging. Daarbovenop integreert SharePoint naadloos met andere Microsoft producten zoals Microsft Office en Microsoft Outlook. Ook staat de recente gebruikersinterface gekend om zijn gebruiksvriendelijkheid.
Maar zelfs met al die geweldige mogelijkheden heeft u nood aan een duidelijke strategie wanneer u uw nieuwe intranet uitrolt. Gebruikersadoptie komt niet vanzelf.
Involv is een kant-en-klaar samenwerkingsplatform,
gebouwd op het SharePoint en Office 365 ecosysteem.
De installatie neemt minder dan 1 uur in beslag en je beschikt meteen
over alle best-practice functionaliteiten van een modern intranet.
gebouwd op het SharePoint en Office 365 ecosysteem.
over alle best-practice functionaliteiten van een modern intranet.
Strategie voor SharePoint Intranet gebruikersadoptie
Wat ik allereerst wil benadrukken is dat gebruikersadoptie niet iets wat je nu even eenmaal op punt zet. In tegendeel; het is een continu proces dat start op de eerste dag van de ontwikkeling van uw intranet. En het loopt zelfs door tot ver na de integratie binnen uw organisatie.
Wat u zeker wilt doen is eindgebruikers van bij de start betrekken bij het project. Identificeer de hoofdgebruikers; dit zijn werknemers die een meer dan gemiddelde interesse tonen in het intranet project en die er actief aan willen meewerken. Zij zullen helpen om het enthousiasme rond het project binnen hun afdeling en op termijn zelfd de hele organisatie te verspreiden.
Organiseer regelmatig brainstorm sessies met de hoofdgebruikers en andere toekomstige gebruikers van het intranet. Zoek uit wat hun noden zijn en verzamel de vereisten voor het intranet die tegemoet zullen komen aan deze noden. Geef zeker de nodige aandacht aan gebruikerservaring en gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Voor de eindgebruiker is dit een van de belangrijkste aspecten van het nieuwe systeem dat u zal gaan gebruiken.
Vroege stadia van de implementatie: hou gebruikers up-to-date
De beste manier om eindgebruikers geëngageerd te houden is door de SharePoint oplossing in fases uit te rollen. Start vroeg met een basis versie van het nieuwe intranet, die al wat basis functionaliteiten bevat. Moedig de eindgebruikers aan om wat tijd op het nieuwe platform te besteden. Geef hen daarbij steeds de mogelijkheid om feedback te geven. Dit toont dat ook naar hun wensen geluisterd wordt.
Een andere manier hiervoor is het organiseren van workshops telkens een nieuwe versie van het intranet uitgerold wordt. Dit biedt medewerkers een mogelijkheid tot interactie met het systeem in een gecontroleerde omgeving, wat de angst wegneemt van het niet kennen van het systeem. In tegendeel; ze leren er actief mee werken en kunnen meteen hun mening over het product delen.
Midden stadia van de implementatie: organiseer diepgaande training sessies met de hoofdgebruikers
Bij elke nieuwe release zouden hoofdgebruikers een diepgaande training moeten krijgen omtrent nieuwe functionaliteiten en de implicaties daarvan op het dagelijks gebruik van het systeem. Deze kennis kunnen zij vervolgens overbrengen naar de andere eindgebruikers, zodat ze zelf ook trainers worden. Dit zorgt voor meer engagement bij een grote groep medewerkers binnen de organisatie en verhoogt het enthousiasme rond het project aanzienlijk.
Zorg dat elke nieuwe release enkele oplossingen bevat voor (een deel van) de feedback die voortkwam uit vorige sessies. Werd een gewenste functionaliteit toch niet geïntegreerd, onderbouw dan de redenen daartoe en voorzie een alternatieve oplossing voor het problem. Gebruikers begrijpen dit doorgaans en zullen nog meer geëngageerd zijn.
Late stadia van de implementatie en na de implementatie: blijf werken op gebruikersadoptie
Een van de meest belangrijke fases op het vlak van gebruikersadoptie vindt plaats nadat de finale SharePoint versie gelanceerd werd. Dit is het moment dat het platform voldoende boeiend en up-to-date moet blijven. Wanneer gebruikers niet regelmatig updates zien op de hoofdpagina van het intranet zullen ze snel hun interesse verliezen. Om dit te voorkomen zou u bijvoorbeeld brainstorm sessies kunnen organiseren rond nieuwe content ideeën of functionaliteiten.
Hier groeit ook het belang van zowel het interactieve als functionele deel van het intranet. Moedig medewerkers aan om een gebruikersprofiel aan te maken en te communiceren met mekaar op het intranet. Maar zorg er bovenal ook voor dat gebruikers het gevoel hebben dat het intranet hen helpt de zakelijke taken en doelen efficiënt te volbrengen.
Als u bovenstaande tips voor een optimale gebruikersadoptie volgde, en uw SharePoint intranet is up-to-date, leuk, interactief én functioneel, dan is de strijd reeds half gewonnen.
Tim Bogemans
Starten met een kant-en-klaar SharePoint intranet? Probeer het vandaag uit.
01.
start uw demo
Involv is de beste oplossing voor u. Maar geloof ons niet op ons woord. Vraag uw demo aan en test alle functionaliteiten zelf uitgebreid uit.
02.
Uw digitale werkplek
Tevreden met wat u ziet? Contacteer ons en uw digitale werkplek is kant-en-klaar in minder dan 1 uur.
03.
succes
Medewerkers zullen gek zijn op de nieuwe digitale werkplek, doordat deze integreert met alle tools die ze vandaag reeds kennen en gebruiken. Wilt u meer? Neem gerust contact op!
gemaakt door Cognit