Een sterk intranet is afhankelijk van goede inhoud. Als je zelf intranet content moet maken, dan heeft je dat vast al eens kopzorgen bezorgd. Hoe krijg je je boodschap bij de juiste mensen en hoe krijg je mensen zover dat ze effectief lezen wat je schrijft? Hoe structureer je content en in welk formaat bied je het aan? En hoe creëer je betrokkenheid?
In deze blogpost beantwoorden we deze vragen voor jou en delen we 10 best practices voor het creëren van geweldige intranet content.
Deze tips worden je aangeboden door ClearBox Consulting.
1) GEBRUIK EFFECTIEVE KOPPEN OM MENSEN TE HELPEN KIEZEN WAT ZE WILLEN LEZEN
Niet al je inhoud zal relevant zijn voor elke medewerker. Daarom wil je altijd effectieve koppen gebruiken. Het doel van een kop op een intranet-homepage is om mensen te helpen beslissen om door te klikken en het volledige artikel te lezen, of niet. Een goede kop moet de lezer voldoende informatie geven om de relevantie te bepalen.
- Koppen moeten kort en duidelijk zijn
- Goede koppen helpen mensen te weten wat voor hen relevant is
- Omschrijvingen helpen om meer details mee te geven
2) TREK DE AANDACHT EN BRENG BETEKENIS OVER MET AFBEELDINGEN
Afbeeldingen trekken de aandacht van mensen. Een goed geplaatste afbeelding helpt ook om de pagina in secties te verdelen.
- Formatteer afbeeldingen zodat ze er consistent en aantrekkelijk uitzien naast je inhoud
- Kies het bestandstype en de bestandsgrootte zorgvuldig, zodat de afbeelding snel laadt
- Plaats de afbeelding aan de rechterkant van de inhoud, tenzij de afbeelding de hoofdfocus is
3) ZORGN DAT MENSEN OP JE LINKS KLIKKEN
Mensen moeten weten wat een link zal doen voordat ze erop klikken; het is geen kansspel.
- Maak links van zinvolle tekst binnen je zinnen
- Laat het mensen weten als je naar een bestand linkt in plaats van een pagina
- Zeg nooit ‘klik hier‘
4) STRUCTUREER JE ARTIKELEN MET HET OOG OP SCANBAARHEID
Heb je ooit een vraag gesteld en te horen gekregen ‘als je de gids even doorleest zul je zien dat je vraag behandeld wordt in paragraaf 3.1, 8.7 en in de laatste alinea van paragraaf 9’?
Slecht gestructureerde inhoud kan lezers ontmoedigen en barrières opwerpen.
- De openingsalinea moet de belangrijkste feiten meedelen
- Gebruik subkoppen in het hele artikel
- Respecteer dat veel mensen niet het hele artikel zullen lezen
- Weet dat mensen pagina’s met veel tekst scannen-lezen in een F-vormig patroon
5) HELP MENSEN JE INHOUD TE VINDEN
De taak om informatie op je intranet te delen houdt niet op bij het publiceren ervan. Je moet ook zorgen dat mensen je informatie kunnen terugvinden, net zoals een eigenaar van een website zou nadenken over hoe hij zijn Google ranking kan verbeteren.
- Verschillende mensen gebruiken verschillende termen en namen voor dezelfde dingen
- Duidelijke, zinnige koppen en samenvattingen helpen mensen inhoud te vinden via de zoekmachine
- Links van andere pagina’s naar je inhoud zijn van onschatbare waarde
6) SCHRIJF VOOR JE PUBLIEK, NIET VOOR JE BAAS
Om begrepen te worden, moet je communiceren in de taal van je publiek. Hoe breder het publiek, hoe eenvoudiger je schrijven moet zijn.
- Zorg dat je schrijfstijl klopt voor je bedrijfscultuur en het onderwerp
- Gebruik korte, eenvoudige zinnen en wees zo duidelijk en direct mogelijk
- Vermijd humor, metaforen, acroniemen en jargon, tenzij je je publiek heel goed kent
7) WEET WANNEER JE DOCUMENTEN VS. PAGINA’S MOET GEBRUIKEN
Het web werd gebouwd voor webpagina’s, waarbij de mogelijkheid om bestanden te downloaden op de tweede plaats komt. Niemand verwacht dat 50% van de Google resultaten een mengelmoes van PDF- en PowerPoint bestanden is. Op dezelfde manier verwachten mensen dat het intranet uit pagina’s bestaat en enkel bestanden aanbiedt als dat gepast is.
- Gebruik liever intranet pagina’s dan Office documenten, tenzij er een specifieke reden is om dat niet te doen
- Overweeg je organisatiebeleid en gidsen in PDF te vervangen door een verzameling intranetpagina’s
- Als je naar een PDF of Office bestand linkt, laat het dan expliciet weten
8) SCHRIJF OM EEN GESPREK TE BEGINNEN
Het intranet is misschien je voornaamste digitale communicatiekanaal, en communicatie moet tweerichtingsverkeer zijn.
- Sommige inhoud dient zijn doel louter door gelezen te worden, andere inhoud is pas echt waardevol als mensen er op meer actieve manieren mee bezig zijn
- Reacties, social features en het delen van ideeën kunnen de kennis binnen je organisatie verruimen
- Een informele toon kan aanmoedigen tot feedback
9) BEREIK DE JUISTE DOELGROEPEN DOOR VERSCHILLENDE KANALEN TE GEBRUIKEN
Je intranet is niet één enkel kanaal; het is een digitaal platform met meerdere kanalen. Verschillende kanalen zijn bijvoorbeeld de startpagina, mobiel intranet, push meldingen, blog en afdelingssites. Hoe en waar je inhoud publiceert beïnvloedt hoe mensen die zullen gebruiken en ermee omgaan.
- Vertrouw niet alleen op de startpagina om je inhoud opgemerkt te krijgen
- Gebruik verschillende delen van het intranet op verschillende manieren
- Betrek je publiek actief door de kanalen te gebruiken die ze al gebruiken
10) WEET DAT MOBIELE GEBRUIKERS ANDERE BEHOEFTEN HEBBEN
Houd rekening met de toestellen waarop mensen jouw content gaan bekijken. Wanneer je schrijft voor buitendienstmedewerkers, verkopers, pendelaars en mobiele werknemers in het algemeen. Als je intranet (of delen ervan) beschikbaar is op mobiele telefoons en tablets, moet je rekening houden met de moeilijke navigatie- en leeservaringen die mensen zullen hebben op zulke kleine schermen.
- De context voor mensen buiten kantoor is heel anders, zij willen waarschijnlijk meteen iets gedaan krijgen
- Kleine schermen betekenen dat mensen nog minder lezen – goede koppen en samenvattingen zijn cruciaal
- Mobiele intranetgebruikers willen nog steeds betrokken zijn en statusupdates kunnen een populaire vorm van sociale communicatie zijn
MEER TIPS, VOORBEELDEN EN EEN CHECKLIST
Deze intranet inhoud tips werden je bezorgd door Wedge Black, auteur bij ClearBox Consulting. Als je meer diepgaande uitleg en voorbeelden wilt, download dan zeker zijn volledige intranet content gids hier. Op de laatste bladzijden vind je zelfs een checklist om je bestaande intranet inhoud te evalueren.
WIST JE DAT?
Eén ding dat ons onderscheidt van de meeste van onze concurrenten is dat intranetten het enige is wat we doen. Als je met ons werkt, krijg je een intranet expert toegewezen die je gedurende het hele project terzijde blijft staan. Hij/zij deelt graag inzichten over het maken van geweldige intranet inhoud en helpt je bij de opzet, implementatie, onboarding en het gebruik van je intranet.
Meer weten over Involv en onze diensten? Reserveer wat tijd in onze agenda.