Slechts een paar nachten geleden was Corona Covid-19 iets dat “ergens anders gaande was” – een nieuwsitem waardig, maar misschien niet centraal op de agenda van het communicatieteam. 

Bij alle bedrijven, groot en klein, is er een grote variatie in de mate van paraatheid voor deze crisis. 

De mens staat centraal 

Natuurlijk ligt de primaire focus op de gezondheid en het welzijn van mensen, met strategieën en een beleid gericht op het voorkomen en beperken van de verspreiding van het virus. 

Iets dat deze Coronavirus-crisis anders maakt dan andere crisiscommunicatiesituaties, is dat het allemaal om de werknemers gaat, waarbij het verhaal vanuit de organisatie wordt gestuurd.

Het is niet voldoende om “top-down” te communiceren. 

Er moet een gezamenlijke aanpak zijn van het communicatieteam, HR, IT en de teamleaders/managers. 

Mix van communicatiekanalen 

Met communicatie gericht op werknemers is het aan het het communicatieteam en HR om alle beschikbare communicatiekanalen te benutten. Het communicatieteam moet weten waartoe hun verschillende werknemersgroepen toegang hebben en hoe ze het liefst communiceren.

We zien duidelijk een mix van Intranet platformen, mobiele apps met push meldingen en e-mail. 

Het is belangrijk om af te spreken welk kanaal je ‘enige bron van waarheid’ zal zijn.
Voor velen zal dit een nieuwsartikel zijn op het bedrijfsintranet, maar het kan ook een e-mail naar alle medewerkers zijn.

Het artikel kan een levende pagina/document zijn met regelmatige updates of het kunnen zelfs de notulen zijn van een briefing. 

Dagelijkse updates 

Over het algemeen communiceert m’n updates in een tempo dat past bij het veranderende karakter van de desbetreffende crisis.  

Voor het coronavirus is dat op dit moment een dagelijkse (dit zal veranderen in de toekomst). 

Regelmatig, consistent en duidelijk communiceren zijn de belangrijkste regels. 

Zelfs als je denkt dat er niets nieuws te zeggen is, communiceer om dat te zeggen! 

Als je een dagelijkse update hebt beloofd, geef dan een dagelijkse update. 

Als je dat niet doet, zullen anderen dingen gaan verzinnen! 

Q&A 

Als uw werknemers zich geïnformeerd, gerustgesteld voelen en hun rol in de situatie begrijpen, zullen ze zich vertrouwd voelen om op de juiste manier te handelen. Dit is de kern van goede crisiscommunicatie.

Het hebben van een document of pagina met veelgestelde vragen (FAQ pagina) op uw Intranet om elke communicatie te ondersteunen, zal een hoop tijd besparen en het personeel geruststellen.

Met Involv intranet kunt u een ‘toolkit’ voor werknemers bouwen met zelfhulpgidsen, videoclips (misschien met de hand wassen?) En veelgestelde vragen, zodat werknemers zich bevoegd voelen om de situatie zelf in handen te nemen.

Hoe kunnen we helpen? 

Ons team kan binnen enkele dagen een Involv Intranet opzetten. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie!