Een digitale werkplek met een ‘sociale saus' voor 160 medewerkers over 42 kantoren.
Hoe ziekenfonds VNZ een verouderd open-source intranet verving door Involv – en zo de informatiedoorstroming versnelde en elke afdeling een eigen stem gaf.
Het Vlaams & Neutraal Ziekenfonds (VNZ) is een ziekenfonds met een werkingsgebied over heel Vlaanderen. VNZ is een klantgerichte en sociale organisatie die een vriendelijke, snelle en kwalitatieve dienstverlening wil bieden. Als onderneming in de sociale economie biedt het in de eerste plaats de wettelijke ziekteverzekering aan – terugbetalingen en advies rond gezondheid en uitkeringen – aangevuld met een ziekenfondspakket en programma's die een gezonde levensstijl en preventieve gezondheidszorg stimuleren.
Met 42 kantoren verspreid over heel Vlaanderen kunnen leden bij VNZ terecht voor advies en ondersteuning. Van de in totaal 160 medewerkers is een belangrijk deel actief als maatschappelijk werker of adviseur, om mensen op afstand of bij hen thuis te helpen.
Uitdagingen
Vóór VNZ het Involv intranet implementeerde, gebruikte de organisatie een verouderde open-source intranetomgeving. Die was niet makkelijk te vernieuwen en up-to-date te houden, en weinig gebruiksvriendelijk voor eindgebruikers. Tijdens de coronapandemie, waarbij medewerkers vaak thuiswerkten, groeide de nood aan een meer geavanceerde oplossing om de interne communicatie te verruimen en optimaliseren.
Bovendien was er de noodzaak om de informatiestroom te versnellen, om sneller in te spelen op veranderingen en calamiteiten, en zo ook een antwoord te vinden op minder mailverkeer en meer tijdswinst. Op het oude intranet was de vertegenwoordiging van alle departementen gefragmenteerd. VNZ's ambitie was om elke afdeling beter te vertegenwoordigen, zodat ze hun eigen pagina kon beheren en zelf content kon plaatsen voor eigen en andere medewerkers.
Oplossingen
VNZ startte met een grondige behoefteanalyse, met overleg met alle afdelingen en directie en enquêtes bij alle eindgebruikers om te begrijpen waarom ze een intranet gebruiken en wat ze ervan verwachten. Een belangrijke technische vereiste was dat het intranet gebouwd moest worden binnen de Microsoft 365-omgeving, aangezien VNZ een Microsoft-driven organisatie is. Ook schaalgrootte en budget waren belangrijke factoren. Involv voldeed aan alle criteria en werd door VNZ gekozen als partner om het nieuwe intranet te ontwikkelen.
“Het was van groot belang om het intranet te voorzien van een ‘sociale saus', zodat medewerkers het niet alleen zouden gebruiken voor serieuze zaken, zoals het raadplegen van het kennisportaal, maar ook voor informele zaken zoals leuk nieuws en weetjes binnen de organisatie. Kortom, een bredere en rijkere informatiedoorstroming voor iedereen.”
Tom David Van MeelOperationeel directeur, VNZ
Tom David Van MeelSituatie vandaag de dag
Het intranet bevat handige tools zoals de klassieke “Wie-is-wie”-component, zodat mensen makkelijk met elkaar in contact komen, en een evenementenkalender die iedereen op de hoogte houdt van belangrijke activiteiten en milestones.
Het biedt ook gedetailleerde informatie over allerlei processen, zoals formaliteiten voor betalingen en drukprocessen, waardoor het aantal interne e-mails aanzienlijk is verminderd en de doorstroming tussen frontoffice en backoffice verbeterde. Ook de incidenten-component heeft telefoontjes en e-mails naar de IT-helpdesk gereduceerd en zorgt ervoor dat iedereen snel op de hoogte is van belangrijke mededelingen. VNZ houdt structureel intranetvergaderingen om doelen en middelen te analyseren, en wil in de toekomst nog meer gebruikmaken van de Analytics-functionaliteiten binnen Involv.
“Ik kan zeggen dat het intranet voor ons zeker een positief verhaal is, ondanks de uitdagingen van COVID-19. Het belangrijkste doel was om een digitale werkplek te creëren voor al onze medewerkers. We zijn erin geslaagd om die te realiseren en de snelheid van de informatiedoorstroming te versnellen. Waar je ook actief bent, je kan op de hoogte blijven van de wijzigingen binnen de organisatie, en het intranet ondersteunt het samenwerken in een continue dialoog.”
Wie creëert intranetcontent?
Voor het creëren en beheren van content bouwde VNZ een nieuwe governancestructuur uit. Er werd niet gekozen voor centrale aansturing door een communicatiedienst, maar voor een team van vier super users, aangevuld met intranet-dienstverantwoordelijken van elk departement.
Super users hebben meer rechten en zijn verantwoordelijk voor het bewerken, toevoegen en verwijderen van inhoud: één super user is verantwoordelijk voor de hoofdpagina, een andere voor technische vragen. Drie van de vier zijn experts in contentcreatie, terwijl de vierde een IT-achtergrond heeft. Op elke dienst is er een intranetverantwoordelijke die instaat voor het up-to-date houden en onderhoud van de eigen dienstpagina. Daarnaast heeft elke medewerker toegang tot het prikbord, waar men berichten kan plaatsen over evenementen, aanbiedingen en andere sociale aangelegenheden.
Samenwerking
Het project duurde in totaal één jaar en de klant ervoer de verschillende workshops als zeer nuttig. De implementatie verliep in een big-bangscenario, met vanaf dag één een volwaardige opzet en werking van alle dienstpagina's. Tijdens de Involv-bijeenkomsten werden de specifieke eisen en wensen goed in kaart gebracht. Technische workshops hielpen de super users het product te verkennen, en VNZ hanteerde de teach-the-teacher-methode om kennis en gebruik verder te verspreiden.
“Tot op de dag van vandaag hebben we nog contact met Involv om toekomstige veranderingen en evoluties te bespreken. We overleggen dan gezamenlijk of bepaalde nieuwe wensen realiseerbaar zijn binnen onze omgeving. We zijn op dit moment tevreden met het stabiele en robuuste intranet dat Involv voor ons heeft ontwikkeld.”
Lancering
De lancering vond eind september plaats tijdens een personeelsvergadering in de UGC-zaal in Mechelen, waar op een groot bioscoopscherm werd afgeteld naar de onthulling van het nieuwe intranet. Om het enthousiasme vast te houden, werd kort nadien een wedstrijd gelanceerd: diensten konden fruitmanden winnen als beloning voor de realisaties op hun dienstpagina en om die up-to-date te houden – een geweldig voorbeeld van hoe je meer adoptie en interactie op het intranet creëert.
Klaar voor een digitale werkplek die elke locatie verbindt?
Bekijk Involv intranet in 30 minuten, ingericht op jouw organisatie, zonder verplichtingen.
