Étude de cas : SOLVA

SOLVA est une structure de coopération intercommunale qui apporte son soutien à 21 villes et communes de la région des Ardennes flamandes et d’une partie du Denderstreek. L’organisation fournit un large éventail de services, notamment en matière de climat et d’énergie, de mobilité, de logement, d’entrepreneuriat et d’économie, d’animation régionale, d’infrastructures publiques, d’aménagement du territoire et de prévention.

L’équipe de SOLVA compte environ 80 collaborateurs, dont une partie travaille en hybride : une combinaison de télétravail et de présence sur place dans les communes qu’ils accompagnent.

Les défis

Lorsque Kristof est arrivé chez SOLVA, il a découvert que l’« intranet » existant était en réalité une structure de dossiers Dropbox . En tant que responsable communication, il jugeait un intranet fonctionnel essentiel, notamment pour éviter la confusion autour des documents les plus récents. On ne savait souvent pas quelle version d’un document était la bonne, ce qui entraînait pertes de temps et frustration.

Kristof entendait par ailleurs plusieurs départements dire qu’ils perdaient beaucoup de temps à répondre par e-mail à des questions sur les congés ou les notes de frais. Une plateforme centrale pouvait canaliser et simplifier ce trafic d’e-mails.

Le choix d’Involv

Kristof cherchait une solution intranet simple à mettre en place et offrant des outils conviviaux, SOLVA n’ayant pas de département IT interne. Le choix s’est porté sur Involv, notamment pour ses fonctions prêtes à l’emploi et pour l’accompagnement offert par la plateforme. Comme les collaborateurs avaient déjà l’habitude de travailler dans l’ environnement Microsoft, notamment dans Teams, un système basé sur Microsoft était un choix logique. Le processus de mise en place a été rapide, si bien que l’intranet a pu être lancé à temps et coïncider avec les changements de bureaux prévus en interne.

« Les expériences positives d’autres administrations communales avec Involv, combinées aux outils conviviaux et à la mise en place rapide, ont rendu le choix d’Involv évident. »

Kristof D'haeneResponsable marketing & communication, SOLVA

Installation & mise en place

Le projet a été piloté en interne par Jonas, qui a organisé plusieurs ateliers. Quatre collaborateurs de SOLVA y ont pris part : deux des RH et des collègues du marketing et de la communication. Les RH jouent un rôle actif dans la fourniture de contenu, tandis que l’équipe communication est responsable de la publication de cette information sur l’intranet.

Kristof estime que les ateliers se sont déroulés particulièrement bien et il reste chaque semaine en contact avec l’équipe Involv, toujours satisfait de l’avancement et de la collaboration.

Usage quotidien et avantages

Responsable communication, Kristof plonge chaque jour dans l’univers de l’intranet et veille à ce que tout continue de tourner, avec des mises à jour fraîches chaque semaine. Après quatre mois en ligne, l’intranet s’est transformé en un centre de connaissances vivant, rempli de vidéos pratiques et d’informations essentielles sur les processus. Des liens rapides vers des logiciels comme l’enregistrement du temps sont disponibles, mais l’intranet offre plus que de la simple information utile.

La plateforme accueille aussi du contenu plus léger, comme la rubrique fixe « In the Picture ». On y partage les photos envoyées par les collègues, par exemple des photos de vacances avec leur gourde ou leurs vêtements SOLVA. Cette rubrique fait que les collègues s’attachent à l’intranet de manière personnelle.

Actions & initiatives créatives

Comme l’intranet n’est pas encore en service depuis très longtemps, SOLVA imagine des manières créatives d’enthousiasmer les collaborateurs et de les amener à l’utiliser. L’organisation a par exemple prévu une activité de team building , mais les détails comme le lieu et les activités ne sont pas encore dévoilés. À la place, des indices sont distillés au bas de certains articles sur l’intranet. Une manière ludique d’attirer les collaborateurs vers l’intranet et de les inciter à le consulter régulièrement.

Involv Cast

SOLVA utilise également Involv Cast. Pendant le championnat d’Europe de football, les pronostics et résultats quotidiens étaient partagés sur les écrans Cast, ce qui a renforcé l’engagement des collaborateurs et créé un sentiment de cohésion. Les écrans diffusent aussi des choses du quotidien, comme la soupe du jour, pour tenir les collaborateurs au courant de la vie de l’organisation.

Projets d’avenir

Chez SOLVA, on est satisfait de l’intranet. Les problèmes rencontrés auparavant – ne pas savoir quelle était la version la plus récente d’un document, une avalanche d’e-mails – se règlent maintenant facilement en renvoyant les collègues vers l’intranet. L’organisation se réjouit de continuer à le remplir de contenu dans les mois à venir et de découvrir de nouvelles façons de l’exploiter.