D’un intranet Liferay vieillissant à un guichet unique tourné vers l’avenir pour toute la province.
Comment la Province d’Anvers a offert à plus de 1.500 collaborateurs répartis sur des dizaines de sites un intranet moderne et ciblé sur Involv, intégré à Office 365.
La Province d’Anvers est une structure qui coiffe des services variés et où se prennent les principales orientations politiques pour la région. En tant qu’employeur de plus de 1.500 collaborateurs répartis sur des dizaines de sites, une communication interne solide est cruciale. Il lui fallait un intranet entièrement neuf pour soutenir une culture d’entreprise qui mise sur la cohésion, l’innovation et la collaboration.
Le problème
La Province d’Anvers voulait un intranet contemporain : attrayant, convivial et simple à gérer. Un endroit central où les collaborateurs trouvent actualités, documents, informations et interaction sociale – un véritable guichet unique. Elle voulait en même temps s’éloigner de l’e-mail comme moyen de communication principal et évoluer vers un canal plus efficace, qui diffuse l’information plus vite, de manière plus ciblée et plus visuelle.
Dans le cadre du programme de digitalisation plus large – dont la mise en place d’Office 365 – il est apparu que l’intranet existant devait lui aussi être remplacé. La solution précédente, construite sur une plateforme Liferay, était techniquement dépassée, difficile à gérer et n’offrait pas une expérience utilisateur optimale. Le défi ? Construire un intranet qui :
- Soit intuitif et facilement accessible – y compris sur mobile
- Rende l’information simple à trouver et à partager
- S’intègre sans heurt à Office 365
- Amène la communication pertinente au bon public
Après avoir pesé les options, la province a délibérément choisi un parcours de remplacement plutôt qu’une mise à niveau : un intranet tourné vers l’avenir qui fait vraiment ce qu’il doit faire.
La solution
La Province a choisi l’ intranet Involv comme lieu central de la communication interne. Le choix s’est porté sur Involv pour :
- L’expérience utilisateur intuitive
- Un contenu personnalisé par public ou par service
- L’accessibilité mobile
- Une intégration puissante avec Microsoft Teams et Office 365
Grâce à la structure prête à l’emploi et aux fonctionnalités intelligentes d’Involv, le projet a pu être déployé sans heurt et efficacement.
Les avantages
Le nouvel intranet offre aujourd’hui :
- Une communication ciblée, adaptée au rôle de chacun
- Un accès plus rapide à l’information grâce à une navigation claire et à la recherche
- Le confort mobile pour les collaborateurs qui ne sont pas devant un pc au quotidien
- Un endroit unique pour les documents, les actualités et les processus
- Un engagement plus élevé, puisque les collaborateurs ne voient que les mises à jour pertinentes
La collaboration avec Involv
Involv a accompagné la Province d’Anvers de A à Z et lui a livré un intranet accordé à sa culture organisationnelle interne. L’équipe communication a également été soutenue dans la construction du contenu et dans la campagne d’adoption. La collaboration s’est caractérisée par des circuits courts, de la flexibilité et une expertise technique.
« Le contact avec l’équipe Involv s’est très bien passé et, grâce à la solide connaissance du métier qu’ils ont en interne, ils sont constructifs et rapides. Point non négligeable : ils partent du client et de ses besoins, et sont donc vraiment à l’écoute. »
Équipe communication de la Province d’Anvers
Les résultats
Depuis décembre 2019 l’intranet est en ligne. Le passage du mode projet au mode opérationnel est terminé : l’accent est maintenant mis sur « tenir la maison propre » et sur le fait de garder les yeux et les oreilles ouverts pour d’éventuels prolongements au sein de l’espace de travail numérique.
L’intranet est utilisé quotidiennement et fait pour ainsi dire office de connecteur qui relie rapidement les personnes et leur expertise – la source pour partager une information utile. Les résultats :
- Une fréquence de visite et des taux de lecture plus élevés
- Moins de questions aux RH et à l’IT grâce à une information facile à trouver
- Plus de liens entre les services et les équipes
- Un meilleur onboarding des nouveaux collaborateurs
- Un intranet qui vit vraiment dans l’organisation
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