Étude de cas : Ohio’s Hospice

Ohio’s Hospice est une organisation à but non lucratif qui propose des soins palliatifs dans 44 comtés de l’État américain de l’Ohio. Avec plus de 1.400 collaborateurs et des centaines de bénévoles – répartis sur six implantations – l’organisation s’engage chaque jour à soutenir les patients et leurs familles avec soin, réconfort et dignité.

Cette dispersion géographique portait toutefois un défi clair : comment faire en sorte que chacun reste connecté, que l’information circule et que les collaborateurs se sentent partie d’ une seule organisation ?

Quels défis appelaient une nouvelle approche ?

La communication interne chez Ohio’s Hospice passait depuis des années par l’e-mail et Microsoft Teams. Ces deux outils étaient utiles, mais peu adaptés pour atteindre un personnel nombreux et dispersé. Les messages importants se retrouvaient vite noyés dans des boîtes de réception surchargées, et Teams offrait peu de possibilités de partager l’information de manière structurée ou de la présenter de façon attrayante.

L’organisation travaillait en outre encore avec un ancien intranet développé sur mesure, techniquement dépassé et mal intégré à Microsoft 365. Cela créait de la frustration chez les collaborateurs qui cherchaient des documents ou des actualités, et du travail supplémentaire pour le service de communication interne. Ohio’s Hospice voulait une plateforme moderne qui rassemble tout : actualités, procédures, formulaires, agendas et coordonnées – tout au même endroit familier.

Pourquoi Ohio’s Hospice a-t-il choisi Involv Intranet ?

Le choix s’est porté sur Involv Intranet, qui s’intègre sans heurt dans l’environnement Microsoft 365. Pour l’organisation, c’était une étape logique : les collaborateurs connaissaient déjà SharePoint et Teams et ne voulaient pas apprendre à utiliser un système entièrement nouveau. Involv offrait exactement ce qu’il fallait – un environnement convivial, visuellement attrayant et géré de manière centrale dans lequel chacun trouve rapidement ce qu’il cherche.

Le nouvel intranet a été entièrement accordé à la structure d’Ohio’s Hospice. Chaque unité de travail a reçu son propre site SharePoint, tandis qu’une page d’accueil centrale sert de porte d’entrée. Grâce à une liaison intelligente avec les profils utilisateurs, chaque collaborateur arrive automatiquement sur le bon site de département. Chacun ne voit ainsi que l’information pertinente, ce qui améliore non seulement la clarté mais renforce aussi l’engagement.

L’ analytics center d’Involv s’est également révélé un ajout précieux. Il donne au service communication une vue sur la manière dont les collaborateurs utilisent l’intranet – quelles pages sont populaires, quelles fonctions sont moins visitées – et permet d’ajuster la stratégie en continu.

Quels ont été les principaux avantages ?

• Un intranet moderne dans Office 365 qui s’appuie sur la technologie Microsoft la plus récente.
• Un environnement central et convivial pour la communication et l’engagement de tout le personnel.
• Plusieurs sites SharePoint qui soutiennent chacun leur unité d’activité tout en restant reliés au sein d’une même structure.
• Le meilleur rapport qualité-prix, avec une remise supplémentaire via le programme de dons d’Involv pour les organisations à but non lucratif.

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Qu’est-ce qui a changé après le lancement ?

Le nouvel intranet a été lancé au deuxième trimestre 2021 et est vite devenu le cœur battant de la communication interne. Les collaborateurs peuvent désormais suivre facilement les actualités, consulter des documents ou trouver des collègues – le tout dans un seul environnement, accessible par ordinateur portable, tablette ou smartphone.

Les mises à jour importantes atteignent maintenant l’ensemble du personnel, et les procédures ou formulaires se retrouvent en quelques clics. Pendant la pandémie, l’intranet a en outre prouvé sa valeur comme canal fiable pour l’information et les consignes urgentes.

« Avec notre nouvel intranet, les collaborateurs se sentent mieux informés et plus proches de notre mission. La plateforme a vraiment changé notre manière de travailler ensemble. »

Un représentant d’Ohio’s Hospice

Pourquoi cette solution a-t-elle si bien fonctionné ?

Le succès du projet tient à la combinaison de simplicité, familiarité et pertinence. Comme Involv tourne dans Microsoft 365, les collaborateurs se sont immédiatement sentis chez eux. L’interface moderne a stimulé l’usage, tandis que le contenu personnalisé a fait que chacun ne voyait que ce qui était important pour lui.

L’intégration avec les outils existants – Teams et SharePoint – a par ailleurs donné à l’organisation une gestion fluide, sans systèmes en double. Grâce aux données de l’analytics center, Ohio’s Hospice peut continuer à optimiser sur la base des usages réels.

Conclusion

La collaboration entre Ohio’s Hospice et Involv montre qu’un intranet moderne est plus qu’un simple outil de communication : c’est un pont entre les personnes, les départements et les sites. En choisissant une solution pérenne dans Microsoft 365 et en recourant au programme non-marchand d’Involv, Ohio’s Hospice a non seulement amélioré sa communication interne, mais a aussi maximisé valeur et impact – un puissant exemple de la manière dont technologie, efficacité et sens peuvent aller de pair pour renforcer les organisations qui prennent soin.