Chercher une seule fois, trouver partout – dans l’intranet et dans le système documentaire.
Comment l’hôpital H.-Hartziekenhuis Lier a relié Zenya (anciennement iProva) à un intranet Involv basé sur SharePoint – réalisé par Cognit – pour rechercher sa documentation vite et simplement.
Le H.-Hartziekenhuis Lier est un hôpital général au rayonnement régional. Il propose un large éventail de services médicaux, médico-techniques et polycliniques spécialisés, sous la devise ‘un cœur pour les soins'. Un millier de personnes s’y investissent chaque jour – médecins, infirmiers, personnel d’entretien, cuisiniers, pharmaciens et bien d’autres.
L’année dernière, l’hôpital a franchi le pas vers un nouvel intranet. Tout en haut de sa liste d’exigences figurait un moyen de relier Zenya (anciennement iProva), son système de gestion documentaire, au nouvel intranet. Avec Infoland, l’équipe Involv a concrétisé ce souhait : le H.-Hartziekenhuis Lier est ainsi passé d’un intranet très limité (sans recherche intégrée) à une plateforme conviviale dotée d’une recherche transversale, aussi bien dans l’intranet que dans Zenya. Une première !
Il était grand temps d’avoir un nouvel intranet
« Les collègues demandaient clairement une plateforme conviviale. Ils voulaient pouvoir collaborer plus simplement, envoyer et partager des documents », explique Johan Engels, responsable de Zenya au H.-Hartziekenhuis Lier. « À ce moment-là, nous n’avions pas vraiment d’intranet. En tout cas aucun avec lequel nous pouvions travailler activement », ajoute Erik Van Tricht, chef d’équipe Administration systèmes.
L’hôpital travaille depuis environ deux ans avec le système de gestion documentaire d’Infoland. « Pendant le déploiement de ce système, il est apparu qu’il nous fallait une recherche transversale entre l’intranet et Zenya. Les résultats de recherche de l’ancien intranet étaient très variables : tantôt le système ne cherchait que dans Zenya, tantôt uniquement dans l’intranet. Cela rendait la recherche confuse et, d’une certaine manière, chronophage. »
Un intranet basé sur SharePoint Online
« C’est justement pour cela qu’il était si important pour nous d’avoir un intranet depuis lequel nous pouvions faire un lien vers Zenya », raconte Erik. « La recherche de la bonne documentation doit être rapide et surtout simple, idéalement depuis le nouvel intranet. » Cognit, une entreprise belge de logiciels IT spécialisée en SharePoint et Office 365, a apporté la solution.
« Après l’analyse de leur demande, nous avons proposé un intranet basé sur SharePoint Online », explique Tom Van Rousselt, chef de projet chez Cognit. « Nous sommes partis d’une forme d’intranet générale et prête à l’emploi – Involv – que nous avons ensuite réglée et configurée selon les souhaits du H.-Hartziekenhuis Lier. »
« Notre préférence est allée à la proposition de Cognit », raconte Erik. « Non seulement nous apprécions de travailler avec les autres programmes de Microsoft Office, mais nous savions aussi que SharePoint Online serait plus convivial à l’usage. Heureusement, Cognit a non seulement su construire un intranet répondant à tous nos souhaits, mais a aussi réalisé pour nous la liaison entre l’intranet Involv et Zenya. »
« L’intranet est aujourd’hui un grand hall d’entrée, clair et bien organisé. »
Johan Engels – responsable Zenya, H.-Hartziekenhuis Lier
Des résultats dans Involv comme dans Zenya
Le résultat de cette liaison est une recherche transversale couvrant Involv/SharePoint Online et Zenya. « Quand nous cherchons quelque chose aujourd’hui, le système cherche automatiquement dans Zenya et dans l’intranet », raconte Erik. « Nous ne sommes pas obligés de lancer une recherche générale. Si vous savez où se trouvent les documents, un raccourci vous mène directement dans Zenya. »
Johan est enthousiaste lui aussi : « L’aspect convivial était très important pour nous. L’équipe Involv et Infoland ont réussi à mettre en place un système qui correspond parfaitement à nos besoins. L’intranet est maintenant un grand hall d’entrée bien organisé : vous y arrivez et, grâce à des raccourcis pratiques, vous passez immédiatement d’un programme à l’autre. Et grâce à la recherche, vous trouvez vos documents de manière simple et rapide, sans devoir cliquer jusque dans Zenya. »
« La liaison que nous avons créée entre Zenya et Involv est sur mesure pour le H.-Hartziekenhuis Lier. À la demande d’Infoland, nous avons toutefois aussi conçu une liaison plus générique qu’ils peuvent proposer à leurs clients », raconte Tom. « Le fait qu’Infoland ait franchi le pas de transformer la liaison entre Zenya et SharePoint Online en une sorte de package add-on montre simplement qu’ils sont aussi enthousiastes que nous du résultat final », ajoute Erik.
« C’est en outre vraiment à recommander. Pas seulement pour les entreprises du secteur des soins, mais pour toute entreprise ou organisation où de grands groupes de personnes veulent partager informations et documents. »
Erik Van Tricht – chef d’équipe Administration systèmes, H.-Hartziekenhuis Lier
Peut-être une nouvelle collaboration à l’avenir
L’hôpital utilise le nouvel intranet depuis février 2018 et les expériences sont très positives. « Nous partions de presque rien et nous avons abouti à une plateforme très conviviale, adaptée à nos souhaits », raconte Johan. « Après ces expériences positives avec la recherche transversale, nous aimerions étendre cela à une sorte de gestion documentaire transversale entre Zenya et Involv/SharePoint Online », dit Erik. « Mais c’est une éventuelle étape suivante – un nouveau projet que nous entamons maintenant. »
Vous aussi, une seule recherche pour votre intranet et votre système documentaire ?
Découvrez Involv intranet en 30 minutes, configuré pour votre organisation, sans engagement.
