SharePoint intranet: de complete gids.

Veel organisaties vragen zich af: is SharePoint ook een intranet? Het platform biedt sterke bouwstenen, maar mist kant-en-klare functies. In dit artikel lees je alles over de voordelen en nadelen van een intranet op SharePoint, de kosten en implementatie, én welke alternatieven zoals Involv wél snel resultaat opleveren.

Stel je voor: je start je werkdag, opent je laptop en… 47 ongelezen e-mails wachten al op je. Een HR-nieuwsbrief, een IT-update, de aankondiging van een team-event. Ondertussen stromen er ook berichten binnen via Teams en zelfs via WhatsApp. En voor je het weet ben je tijd kwijt aan het zoeken: “Waar stond die policy nu weer?”

Die versnippering is frustrerend én herkenbaar. Het verklaart waarom zoveel organisaties dromen van één centrale plek waar alles samenkomt: documenten, nieuws en interne communicatie.

En dan volgt – voor organisaties die binnen Microsoft 365 werken – de logische vraag: “Kunnen we dat niet gewoon in SharePoint doen?”

Het korte antwoord: ja en nee.

• Sterke basis voor intranet & documentbeheer
  SharePoint biedt krachtige tools voor opslag, versiebeheer, metadatastructuur en veilige samenwerking  (Wikipedia).
• Communicatie- en nieuwssites
  Met communication sites en de News-webpart kun je bedrijfsnieuws, aankondigingen en beleid aantrekkelijk publiceren en breed verspreiden. (Microsoft Learn).
• Hub-sites
  Hub-sites verbinden meerdere SharePoint-sites (zoals HR, afdelingen of projecten) en bundelen informatie en nieuws in één centrale intranetpagina (Microsoft Learn).

• Een volledig kant-en-klaar intranet dat je installeert en meteen kunt gebruiken als nieuwshub of communicatieplatform. SharePoint geeft je een sterk fundament, maar je moet het zelf verder inrichten: met de juiste structuur, een doordachte opzet en duidelijke afspraken over beheer en gebruik (Microsoft Learn).

Microsoft positioneert SharePoint als dé centrale plek voor samenwerking, documenten en communicatie. In de marketing klinkt het dus alsof je er automatisch een intranet bij krijgt. En dat klopt deels: de bouwstenen zijn er. Je kunt nieuws publiceren, sites aanmaken en content bundelen.

Maar in de praktijk loopt het anders. Veel organisaties denken: “We hebben al SharePoint, dus we hebben ook al een intranet.” Tot ze merken dat:

• nieuwsberichten toch nog via mail of Teams rondgaan
• medewerkers verdwalen in een doolhof van losse sites
• en niemand echt weet waar de laatste versie van een document staat

Zonder een helder ontwerp, duidelijke navigatie en goed beheer voelt SharePoint minder als één intranet en meer als een verzameling losse eilanden. Dat is precies waar de verwarring ontstaat – en waar de frustratie groeit.

In het vorige hoofdstuk zagen we al dat een standaard SharePoint intranet vaak complex is en veel tijd vraagt om in te richten. Dat heeft niet alleen impact op gebruiksvriendelijkheid en adoptie, maar ook op de kosten en doorlooptijd van je project.

Een intranet op SharePoint lijkt op het eerste gezicht goedkoop: het platform zit immers standaard inbegrepen in de meeste Microsoft 365-abonnementen. Maar de echte kosten zitten in de opbouw en het onderhoud. Vaak komt daar ook een flink stuk maatwerk bij kijken.

Om een intranet echt te laten aansluiten op de behoeften van je organisatie, kiezen veel bedrijven voor een traject via een SharePoint-consultancy of IT-partner. Op papier klinkt dat aantrekkelijk: je krijgt een intranet dat volledig op maat gebouwd is. In de praktijk brengt dat echter flink wat uitdagingen met zich mee:

Daar komt bij dat maatwerktrajecten al snel maanden duren, terwijl de kosten moeilijk voorspelbaar zijn en vaak oplopen door bijkomende wensen. En wanneer interne communicatiebehoeften veranderen, moet het intranet telkens opnieuw aangepast worden — wat de flexibiliteit beperkt.

De implementatie van een standaard (of maatwerk) SharePoint intranet neemt in veel organisaties maanden in beslag. Er moeten keuzes worden gemaakt over de navigatiestructuur, welke sites worden gekoppeld aan een hub-site, hoe nieuws en documenten worden gepubliceerd, en wie verantwoordelijk is voor beheer en governance.

Zonder een duidelijke aanpak kan een project zelfs vastlopen. En eenmaal live, moet je blijven investeren in updates en adoptie om te vermijden dat het intranet een verzameling losse sites wordt.

SharePoint biedt een krachtig fundament, maar wie een volwaardig intranet wil bouwen, moet rekening houden met hoge implementatiekosten, lange doorlooptijden en de risico’s van maatwerk via consultancy. Precies daarom kiezen veel organisaties voor een ready-to-go oplossing bovenop SharePoint: je profiteert van alle integraties met Microsoft 365, zonder de valkuilen van trage projecten en onvoorspelbare kosten.

Na de analyse van kosten en implementatie dringt vaak de volgende vraag zich op: “Zijn er oplossingen die het eenvoudiger maken om SharePoint als intranet te gebruiken?”

Het antwoord is ja. Er bestaan verschillende aanbieders die bovenop SharePoint een kant-en-klaar intranet aanbieden. Denk aan namen zoals Valo (inmiddels stopgezet), Powell of Beezy. Hun aanpak is vergelijkbaar: extra communicatiemodules toevoegen en een interface bouwen die gebruiksvriendelijker is dan standaard SharePoint.

Maar waar veel van deze pakketten alsnog uitlopen op lange, dure implementaties of generieke functionaliteit die niet echt aansluit bij de interne communicatiebehoeften, zien organisaties in de praktijk dat er wél een oplossing is die de belofte waarmaakt: Involv intranet.

Involv combineert de kracht van SharePoint met de eenvoud van een ready-to-go intranet. Waar anderen vaak extra complexiteit introduceren of IT-kennis blijven vereisen, kiest Involv voor een gestroomlijnde aanpak:

• Binnen weken live, niet maanden.
• 50+ voorgebouwde modules die meteen inspelen op de noden van interne communicatie en employee experience.
• Gebruiksvriendelijk voor beheerders én eindgebruikers, zonder technische kennis.
• Volledig geïntegreerd in Microsoft 365, zonder aparte silo’s of externe platformen.
• 100% focus op intranetprojecten, uitgevoerd door een team van technische specialisten én interne communicatie-experts die begrijpen wat een intranet écht moet doen.

Ook een volledig maatwerktraject via consultancy is een optie, maar dat is meestal duur, traag en risicovol: je blijft afhankelijk van externe developers en de kosten zijn moeilijk voorspelbaar.

Daarom kiezen steeds meer organisaties voor Involv: de snelheid en eenvoud van een kant-en-klare oplossing, zonder de valkuilen van generieke pakketten of maatwerk.

SharePoint is zonder twijfel een krachtig fundament voor samenwerking, documentbeheer en communicatie. Maar wie het als intranet wil gebruiken, merkt al snel dat er meer nodig is: structuur, beheer, maatwerk en doorlopende investeringen.

Je hebt in dit artikel drie routes gezien:

• Standaard SharePoint – sterk in de basis, maar beperkt in gebruiksvriendelijkheid en communicatie.
• Maatwerk via consultancy – volledig op maat, maar duur, traag en risicovol.
• Ready-to-go oplossingen bovenop SharePoint – sneller live, eenvoudiger te beheren en afgestemd op interne communicatie.

Steeds meer organisaties kiezen voor die laatste route. Met Involv haal je een intranet in huis dat binnen weken staat, gebruiksvriendelijk is voor beheerders én medewerkers, en volledig integreert met Microsoft 365. Bovendien wordt elk project gedragen door een team dat niets anders doet dan intranetprojecten – met technische knowhow én interne communicatie-expertise.

Is SharePoint hetzelfde als een intranet?

Ja en nee. SharePoint is een platform met bouwstenen voor documentbeheer en samenwerking. Je kunt er een intranet op bouwen, maar standaard is het geen kant-en-klare intranetoplossing en ontbreekt het aan enkele veelgevraagde intranet features.

Wat kost een SharePoint intranet?

Het platform zelf zit inbegrepen in de meeste Microsoft 365-abonnementen. De echte kosten zitten in consultancy, implementatie, training, doorontwikkeling en onderhoud. Bij maatwerkprojecten lopen die kosten vaak hoog op.

Hoe lang duurt het om een SharePoint intranet te bouwen?

Een standaard of maatwerk SharePoint intranet kost vaak maanden om op te zetten. Ready-to-go oplossingen zoals Involv zijn meestal binnen enkele weken live.

Is maatwerk op SharePoint de moeite waard?

Alleen als je bereid bent om hoge kosten, lange doorlooptijden en afhankelijkheid van externe developers te accepteren. Voor de meeste organisaties is een kant-en-klare oplossing bovenop SharePoint efficiënter.

Wat is het verschil tussen Involv en SharePoint?

SharePoint is het fundament. Involv bouwt daarop verder en voegt 50+ kant-en-klare intranetmodules toe, met een gebruiksvriendelijke interface en support van intranetexperts. Zo heb je alle voordelen van Microsoft 365, zonder de valkuilen van standaard of maatwerk SharePoint.

Wil je sparren over hoe Involv jouw SharePoint intranet fantastisch maakt? Plan een korte kennismaking.