Radiatoren, verwarmingssystemen en ventilatie: dat is de core business van Vasco Group. Het Belgische familiebedrijf heeft vestigingen in verschillende Europese landen. Om de communicatie tussen het personeel te verbeteren en de betrokkenheid te verhogen, zocht Vasco Group een efficiënte oplossing. De keuze voor Involv intranet was logisch, vertelt IT-director Hans Steenbreker.
+300 gebruikers
8 landen
Sector:
Klimaattechnologie
Probleem: medewerkers betrekken en beter met elkaar verbinden
Voor Vasco Group was de grote uitdaging om de betrokkenheid van medewerkers te stimuleren. Hans Steenbreker verwoordt het zo: “als je medewerkers sterker met je bedrijf wil verbinden, moet je erkennen dat ze nood hebben om elkaar beter te leren kennen. Een goed intranet kan daarin een grote stap vooruit zijn.”
Oplossing: vertrekken van SharePoint, maar niet alles van nul bouwen
Bij Vasco Group kenden ze MS365 al goed en SharePoint maakt daar deel van uit. Daarom keken ze naar SharePoint als basis voor hun intranet. Toen Hans Involv Intranet ontdekte, besefte hij dat Vasco in veel opzichten lijkt op andere organisaties. Involv kon helpen met een off-the-shelf intranet met componenten die in negen op de tien bedrijven toepasbaar zijn. Het doorslaggevende verschil was dat andere aanbieders geen kant-en-klare oplossing boden en alles van scratch moesten bouwen.
Voor het ontwerp koos Hans bewust voor een aanpak mét eindgebruikers. Hij zette medewerkers rond de tafel om samen te brainstormen en zo tot de oplossing te komen. Daarbij maakte hij geen onderscheid in functietitel of afdeling: elke gebruiker had evenveel waarde in het proces.
Ook bij de uitrol werden medewerkers actief betrokken. De content werd door de afdelingen zelf gemaakt, met key users die daarin het voortouw namen. Daardoor kon de opleiding beperkt blijven tot drie uur: eens de spelregels duidelijk waren, was iedereen mee.
Vasco startte met vier departementen. Gaandeweg kwamen er nog drie bij, waardoor er nu zeven departementen live zijn en er nog negen moeten volgen. Marketing helpt het intranet mee leven te geven, bijvoorbeeld door bij verjaardagen een grapje in de slider te zetten. Medewerkers vinden er ook shortcuts naar de meest gebruikte businessapplicaties, waardoor het intranet als tag-navigatie en als gateway naar alle applicaties dient. Voorlopig draait het intranet in de Nederlandstalige entiteiten, maar uiteindelijk moet het in alle tien Europese entiteiten beschikbaar zijn. Dat vraagt nog een Engelstalige versie en extra werk.
Resultaat: snel live, brede uitrol en groeiend gebruik
Wat Hans het meeste waardeert aan Involv Intranet is de snelheid van de implementatie. Met acht mensen werkten ze eraan en na enkele weken stond er een goed intranet. Als je zoiets van nul zou moeten bouwen, duren de doorlooptijden veel langer.
Vandaag wordt het intranet gebruikt door meer dan 300 medewerkers in acht landen. Wanneer de Engelstalige versie er is en alle entiteiten aansluiten, verwacht Vasco te groeien van ongeveer honderd naar 320 gebruikers.
Snel: een volledig intranet in slechts enkele weken
‘Smooth’ applicatie met een hoge gebruikersadoptie
Nice to have functionaliteiten
Slechts 3 uur opleiding waren nodig
