Ohio’s Hospice is een non-profitorganisatie die palliatieve zorg aanbiedt in 44 districten van de Amerikaanse staat Ohio. Met ruim 1.400 medewerkers en honderden vrijwilligers – verspreid over zes vestigingen – zet de organisatie zich dagelijks in om patiënten en hun families te ondersteunen met zorg, troost en waardigheid. Die geografische spreiding bracht echter ook een duidelijke uitdaging met zich mee: hoe zorg je ervoor dat iedereen verbonden blijft, dat informatie stroomt en dat medewerkers zich deel voelen van één organisatie?
1400 gebruikers
USA
Ziekenhuis & Gezondheidszorg
Welke uitdagingen vroegen om een nieuwe aanpak?
De interne communicatie binnen Ohio’s Hospice verliep jarenlang via e-mail en Microsoft Teams. Hoewel beide tools nuttig waren, bleken ze niet ideaal om een groot en verspreid personeelsbestand te bereiken. Belangrijke berichten raakten al snel ondergesneeuwd in overvolle inboxen, en Teams bood weinig mogelijkheden om informatie gestructureerd te delen of visueel aantrekkelijk te presenteren.
Bovendien werkte de organisatie nog met een ouder intranet dat op maat was ontwikkeld, maar technisch achterhaald was en niet goed integreerde met Microsoft 365. Dat leidde tot frustratie bij medewerkers die op zoek waren naar documenten of nieuws, en tot extra werk voor de interne communicatiedienst. Ohio’s Hospice wilde een modern platform dat alles samenbracht: nieuws, procedures, formulieren, agenda’s en contactgegevens – alles op één vertrouwde plek.
Waarom koos Ohio’s Hospice voor Involv Intranet?
De keuze viel op Involv Intranet, dat naadloos integreert binnen de Microsoft 365-omgeving. Voor de organisatie was dat een logische stap: medewerkers waren al vertrouwd met SharePoint en Teams en wilden geen compleet nieuw systeem leren gebruiken. Involv bood precies wat ze nodig hadden – een gebruiksvriendelijke, visueel aantrekkelijke en centraal beheerde omgeving waarin iedereen snel vindt wat hij zoekt.
Het nieuwe intranet werd volledig afgestemd op de structuur van Ohio’s Hospice. Voor elke werkeenheid werd een eigen SharePoint-site ingericht, terwijl een centrale startpagina fungeert als toegangspoort. Dankzij een slimme koppeling met gebruikersprofielen komt iedere medewerker automatisch terecht op de juiste afdeling-site. Zo ziet iedereen enkel relevante informatie, wat niet alleen het overzicht vergroot maar ook de betrokkenheid versterkt.
Ook het analytics center van Involv bleek een waardevolle toevoeging. Daarmee krijgt de communicatiedienst inzicht in hoe medewerkers het intranet gebruiken – welke pagina’s populair zijn, welke functies minder bezocht worden – en kunnen ze hun strategie voortdurend bijsturen.
Wat waren de belangrijkste voordelen voor Ohio’s Hospice?
De samenwerking tussen Ohio’s Hospice en Involv leverde meerdere concrete voordelen op:
-
Een modern intranet binnen Office 365 dat gebruikmaakt van de nieuwste Microsoft-technologie.
-
Een centrale en gebruiksvriendelijke omgeving voor communicatie en betrokkenheid van het hele personeelsbestand.
-
Meerdere SharePoint-sites die elk hun eigen businessunit ondersteunen en tegelijk verbonden blijven binnen één structuur.
-
De beste prijs-kwaliteitverhouding op de markt, mét een extra korting via Involv’s donatieprogramma voor non-profitorganisaties.
Ben je zelf een non-profitorganisatie?
👉 Ontdek hoe ook jij kunt profiteren van Involv’s donatieprogramma.
Wat veranderde er na de lancering?
Het vernieuwde intranet werd gelanceerd in het tweede kwartaal van 2021 en groeide al snel uit tot het kloppende hart van de interne communicatie. Medewerkers kunnen voortaan eenvoudig nieuws volgen, documenten raadplegen of collega’s vinden – allemaal binnen één omgeving, toegankelijk via laptop, tablet of smartphone.
Belangrijke updates bereiken nu het volledige personeelsbestand, en procedures of formulieren zijn in enkele klikken terug te vinden. Tijdens de pandemie bewees het intranet bovendien zijn waarde als betrouwbaar kanaal voor dringende informatie en richtlijnen.
Een vertegenwoordiger van Ohio’s Hospice vat het mooi samen:
“Met ons nieuwe intranet voelen medewerkers zich beter geïnformeerd en meer verbonden met onze missie. Het platform heeft echt de manier waarop we samenwerken veranderd.”
Waarom werkte deze oplossing zo goed?
Het succes van het project ligt in de combinatie van eenvoud, herkenning en relevantie. Omdat Involv draait binnen Microsoft 365, voelden medewerkers zich meteen thuis. De moderne interface stimuleerde het gebruik, terwijl de gepersonaliseerde content zorgde dat iedereen enkel zag wat voor hem of haar belangrijk was.
Daarnaast gaf de integratie met bestaande tools – zoals Teams en SharePoint – de organisatie een vlot beheer zonder dubbele systemen. Dankzij de data-inzichten uit het analytics center kan Ohio’s Hospice blijven optimaliseren op basis van echt gebruiksgedrag.
Conclusie
De samenwerking tussen Ohio’s Hospice en Involv bewijst dat een modern intranet meer is dan enkel een communicatietool. Het is een brug tussen mensen, afdelingen en locaties. Door te kiezen voor een toekomstbestendige oplossing in Microsoft 365 en gebruik te maken van Involv’s non-profitprogramma, heeft Ohio’s Hospice niet alleen haar communicatie verbeterd, maar ook haar middelen optimaal benut.
Een mooi voorbeeld van hoe technologie, efficiëntie en maatschappelijke waarde perfect hand in hand kunnen gaan.
Benieuwd hoe jouw organisatie een intranet kan bouwen dat écht leeft? Vraag een gratis demo aan en ontdek het zelf.
