Étude de cas : RINK OWK

RINK OWK est une association temporaire composée de cinq entreprises de construction, totalisant plus de 200 collaborateurs, actives sur le chantier du nœud d’Oosterweel dans différents baraquements. Cette dispersion fait de la communication interne un défi permanent.

Il y a un an et demi, RINK OWK a lancé le déploiement d’un nouvel intranet pour mieux centraliser l’information et atteindre plus facilement les collaborateurs. Olivier Daveraet gère l’intranet et a accompagné tout le parcours – dans cet entretien, il raconte son histoire.

Un besoin de communication centrale et claire

Avant de travailler avec Involv Intranet, la communication interne passait surtout par l’ e-mail. Dans une organisation dont les collaborateurs sont répartis sur plusieurs sites, cela devenait vite illisible. L’information était dispersée dans les boîtes mail, difficile à retrouver, et n’atteignait pas toujours tout le monde en même temps.

Nous cherchions donc un seul endroit central où toute la communication interne se rassemble et où les collaborateurs peuvent à tout moment retrouver la bonne information, quel que soit leur lieu de travail.

Comme j’ai moi-même beaucoup d’expérience avec SharePoint, il était logique de choisir une solution qui s’appuie dessus. Nous ne voulions pas d’un système supplémentaire isolé, mais de quelque chose de familier qui s’articule facilement avec notre environnement existant.

Plus de possibilités que SharePoint standard

Le choix d’Involv Intranet a été en partie guidé par les expériences de collègues chez ROCO et Lantis, qui travaillaient déjà avec Involv et en étaient très satisfaits. Nous avons par ailleurs constaté qu’Involv va bien plus loin que SharePoint standard.

Les différents blocs de contenu font une grande différence. Les liens rapides, les actualités, les activités, les analytics et la fonction qui-est-qui font que l’information n’est pas seulement disponible, mais qu’elle est effectivement vue. Les éléments dynamiques comme les bannières et les carrousels me paraissent personnellement très importants : quand il y a du mouvement, cela accroche plus vite et les gens continuent à regarder.

Construire ensemble un intranet flexible

Pour moi, un intranet n’est pas une donnée figée. Nous continuons à expérimenter avec de nouvelles fonctions, la mise en page et les couleurs. Nous voulons bientôt utiliser aussi la fonctionnalité de lettre d’information , pour que les collaborateurs voient quelles nouvelles ils ont manquées et pour regrouper les questions fréquentes.

Ce qui est agréable, c’est que cette marge d’expérimentation existe vraiment. On écoute les retours et les idées sont prises en compte.

« Involv est pour moi un partenaire ouvert au dialogue, qui réfléchit avec nous, participe et écoute vraiment. L’intranet ne ressemble donc pas à un outil standard, mais à quelque chose qui se construit à la mesure de notre organisation. »

Olivier DaveraetGestionnaire de l’intranet, RINK OWK

Mise en place fluide et large adoption

La mise en place s’est déroulée très bien . Un tel parcours demande évidemment du temps, mais aujourd’hui tout le monde s’y retrouve. Nous recevons beaucoup de réactions positives, des collègues comme de la direction.

Nous organisons chaque mois une séance d’information du personnel et j’y reçois souvent des retours directs. J’essaie délibérément de garder l’intranet accessible et de ne pas submerger les gens de communication. C’est pourquoi je travaille aussi régulièrement avec des sondages, pour vérifier si tout est clair et savoir ce que les gens attendent.

Un engagement croissant et une vision d’avenir

Depuis que nous travaillons avec Involv Intranet, le partage de l’information est devenu plus rapide et plus simple . Là où nous communiquions surtout via la séance mensuelle ou par e-mail, nous pouvons maintenant partager de l’information à tout moment.

L’engagement a clairement grandi. Les gens viennent me demander spontanément si quelque chose peut paraître sur l’intranet, et renvoient leurs collègues avec un « regarde sur l’intranet ». Cela montre que la plateforme est vivante. À terme, je veux faire grandir l’intranet davantage de manière ascendante , pour que les équipes communiquent aussi entre elles via l’intranet. C’est un processus, mais nous sommes clairement sur la bonne voie.

Est-ce que je recommanderais Involv Intranet ?

Je recommanderais Involv sans hésiter à d’autres entreprises. Pas seulement pour les possibilités supplémentaires par-dessus SharePoint, mais surtout pour l’accompagnement, la disponibilité et la volonté de réfléchir avec nous. Cela ressemble à une collaboration, pas à l’usage d’un produit standard.

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