Kommunikation ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Auf diese Weise werden Ideen ausgetauscht, Entscheidungen getroffen und Fortschritte überwacht. Angesichts der zunehmenden Komplexität moderner Arbeitsplätze ist eine wirksame interne Kommunikation wichtiger denn je geworden. An dieser Stelle kommt die Kommunikationsmatrix ins Spiel, ein Rahmenwerk, das sieben Ebenen der Kommunikation aufzeigt.
Wenn Unternehmen die Kommunikationsmatrix verstehen und auf die interne Kommunikation anwenden, können sie ihre Effizienz, die Zusammenarbeit und den Gesamterfolg verbessern.
In diesem Blog werden wir untersuchen, was die sieben Kommunikationsebenen sind, wie man jede Ebene zur Verbesserung der internen Kommunikation nutzen kann und wie Sie Ihr Intranet nutzen können, um eine unterstützende Umgebung zu schaffen, die eine nahtlose Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Teams und Abteilungen ermöglicht.
Niveau 1
Intrapersonelle Kommunikation: Selbstmitteilung, Gedanken und Selbstgespräche
Die intrapersonelle Kommunikation ist die grundlegendste Ebene der Kommunikation. Es sind die Gespräche, die wir mit uns selbst führen. Sie umfasst unsere Gedanken, Gefühle und unsere Selbstwahrnehmung.
Intrapersonale Kommunikation ist für die Entscheidungsfindung, die Selbstreflexion und das persönliche Wachstum unerlässlich. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, ihre intrapersonellen Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln, wird dies ihre Entscheidungsfindung und den Aufbau von Beziehungen erheblich verbessern.
Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeiter, um sich selbst zu reflektieren, persönliche Ziele zu setzen und Achtsamkeit zu üben. Bieten Sie Workshops und Schulungen zum Thema emotionale Intelligenz an, um Ihren Teammitgliedern das nötige Rüstzeug zu geben, um ihre eigenen Emotionen und die ihrer Kollegen besser zu verstehen.
Wie Sie Ihr Intranet nutzen können, um die intrapersonelle Kommunikation zu verbessern
Obwohl ein Intranet nicht direkt an der intrapersonellen Kommunikation beteiligt ist, kann es diese indirekt verbessern. So kann es beispielsweise Ressourcen wie Artikel, Blogs oder Schulungsmaterialien beherbergen, auf die die Mitarbeiter zugreifen können, um ihr Wissen zu verbessern, was zu einem besseren Verständnis ihrer Rollen und einer besseren Selbsteinschätzung führt. Die Mitarbeiter können auch ihre eigene persönliche Seite erstellen, die Links zu ihren täglichen Aufgaben und übergreifenden Zielen für das kommende Jahr enthält.
Niveau 2
Zwischenmenschliche Kommunikation: Kommunikation unter vier Augen
Zwischenmenschliche Kommunikation ist die direkte Kommunikation zwischen zwei Menschen. Sie umfasst sowohl verbale als auch nonverbale Signale, wie Tonfall, Gestik und Mimik.
Effektive zwischenmenschliche Kommunikation ist entscheidend für den Aufbau und die Pflege von Beziehungen, die Lösung von Konflikten und die Zusammenarbeit mit anderen. Die Schaffung eines Umfelds, das einen offenen und ehrlichen Dialog fördert, ist daher die Grundlage für eine effektive interne Kommunikation.
Bieten Sie Schulungen und Ressourcen für Konfliktlösung, Verhandlung und effektives Feedback an, um die zwischenmenschlichen Beziehungen innerhalb Ihrer Organisation zu stärken. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zu aktivem Zuhören, einfühlsamen Antworten und selbstbewusster Kommunikation.
Wie Sie Ihr Intranet nutzen können, um die zwischenmenschlichen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern
Ein modernes Intranet mit einem aktuellen Mitarbeiterverzeichnis ermöglicht es den Mitarbeitern, Kollegen nach Namen, Abteilung oder Fähigkeiten zu suchen und über das Verzeichnis mit ihnen in Kontakt zu treten. Wenn das Intranet in Teams integriert ist, können sie sogar anhand des Verfügbarkeitsstatus in Teams sehen, wer verfügbar ist oder nicht.
Niveau 3
Gruppenkommunikation: Kommunikation in kleinen Gruppen
Gruppenkommunikation ist Kommunikation, die in kleinen Gruppen, Projekten, Teams oder Abteilungen stattfindet. Sie umfasst die Koordinierung von Ideen und Meinungen sowie das Management von Gruppendynamik, Rollen und Verantwortlichkeiten. Gruppenkommunikation ist eine wesentliche Voraussetzung für Teamwork und Zusammenarbeit.
Leistungsstarke Teams beruhen auf offener Kommunikation und Zusammenarbeit. Starke Teams haben klar festgelegte Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen.
Regelmäßige Übungen und Aktivitäten zur Teambildung können die Gruppendynamik stärken und die Kommunikationsfähigkeiten verbessern. Ermutigen Sie die Teammitglieder, Ideen auszutauschen, Fragen zu stellen und konstruktives Feedback zu geben.
Wie Sie Ihr Intranet zur Verbesserung der Gruppenkommunikation nutzen können
Alle modernen Intranets verfügen über Funktionen wie Foren, Gruppenchats und Projektmanagement-Tools, die die Gruppenkommunikation verbessern können. Diese Tools helfen Teams bei der Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit, indem sie Ideen, Dateien und Fortschrittsberichte austauschen. Abteilungen oder Teams können sogar ihre eigenen personalisierten Intranetseiten einrichten, die bestimmte Inhalte, Dokumente und Tools enthalten.
Niveau 4
Organisatorische Kommunikation: Kommunikation in großen Organisationen
Organisatorische Kommunikation befasst sich mit der Kommunikation innerhalb größerer Organisationen, wie Unternehmen oder staatlichen Einrichtungen. Sie umfasst formelle Kanäle, wie Memos und Berichte, und informelle Kanäle, wie Arbeitsplatzkultur und Bürotratsch. Organisatorische Kommunikation ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Koordination, Motivation und Produktivität innerhalb einer Organisation.
Um den reibungslosen Ablauf der organisatorischen Kommunikation zu gewährleisten, sollten Sie klare Kommunikationskanäle und -protokolle festlegen. Nutzen Sie sowohl formelle Kanäle wie Newsletter, Intranet-Updates und unternehmensweite Sitzungen als auch informelle Kanäle wie Teambesprechungen und Einzelgespräche.
Schaffen Sie eine Kultur der Transparenz, indem Sie eine offene Kommunikation zwischen den verschiedenen Managementebenen fördern und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Ideen und ihr Feedback einzubringen.
Wie Sie Ihr Intranet zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation nutzen können
Ein Intranet ist ein wichtiges Instrument zur Erleichterung der Unternehmenskommunikation. Mit der richtigen Informationsarchitektur kann es die beste Plattform für den Austausch von unternehmensweiten Neuigkeiten, Aktualisierungen von Richtlinien oder Änderungen von Verfahren sein. Nachrichten können im Karussell der Homepage hervorgehoben oder mit Hilfe der Zielgruppenansprache zu bestimmten Abteilungsseiten hinzugefügt werden. Intranets dienen auch als Informationsdrehscheibe für Personalressourcen, Schulungsmaterialien und andere Unternehmensinformationen.
Niveau 5
Öffentliche Kommunikation: Kommunikation mit einem großen Publikum
Öffentliche Kommunikation bedeutet, sich an ein größeres Publikum zu wenden, z. B. Reden zu halten, Interviews zu führen oder Artikel für die Öffentlichkeit zu schreiben. Dabei geht es darum, Informationen zu vermitteln, zu überzeugen oder eine große Gruppe von Menschen zu unterhalten.
Das Teilen von Erfolgsgeschichten und das Feiern von Erfolgen sind einige der besten Möglichkeiten, die Kommunikationsplattform Ihres Unternehmens zu nutzen, um Ihre Mitarbeiter zu inspirieren und zu motivieren. Teilen Sie Neuigkeiten, Aktualisierungen und persönliche Geschichten mit Ihrem Team, um ein Gefühl des Stolzes und der Zielsetzung zu schaffen. Feiern Sie die Errungenschaften des Unternehmens und würdigen Sie die individuellen Beiträge, um eine Kultur der Anerkennung und Wertschätzung zu fördern.
Wie Sie Ihr Intranet zur Verbesserung der öffentlichen Kommunikation nutzen können
Ein Intranet ist der perfekte Kanal für die Verbreitung von Nachrichten und Neuigkeiten an alle Mitarbeiter und dient als Plattform für die öffentliche Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Ein Intranet sollte für unternehmensweite Ankündigungen, Aktualisierungen oder Nachrichten genutzt werden.
Mitarbeiter, die nicht am Standort oder am Schreibtisch arbeiten und Zugang zur mobilen App Ihres Intranets haben, können Sie mit Push-Benachrichtigungen über druckfrische Nachrichten oder Vorfälle informieren.
Digital Signage, das direkt von Ihrem Intranet gestreamt wird, ist ebenfalls eine großartige Möglichkeit, Ihre Botschaft im gesamten Unternehmen zu verbreiten, vor allem, wenn die Kollegen „offline“ sind, weil sie sich im Gebäude bewegen.
Niveau 6
Massenkommunikation: Kommunikation über Massenmedien
Bei der Massenkommunikation geht es um die Verbreitung von Informationen an ein großes Publikum über Kanäle wie E-Mail, Newsletter und das Intranet. Massenkommunikation zielt darauf ab, ein breites Publikum zu informieren, zu bilden oder zu unterhalten, und spielt eine wichtige Rolle bei der Meinungs- und Kulturbildung.
Indem man die Mitarbeiter über Unternehmensaktualisierungen, Branchennachrichten und bevorstehende Veranstaltungen auf dem Laufenden hält, sorgt man dafür, dass sie sich engagieren und verbunden bleiben. Es ist wichtig, eine Kultur zu schaffen, die die Mitarbeiter dazu ermutigt, ihre Geschichten, Erkenntnisse und Ideen mitzuteilen.
Wie Sie Ihr Intranet zur Verbesserung der Massenkommunikation nutzen können
Auch wenn ein Intranet in der Regel nur einer einzigen Organisation dient (und somit kein „Massenmedium“ im herkömmlichen Sinne ist), kann es innerhalb dieser Organisation auf ähnliche Weise funktionieren. Informationen, Aktualisierungen oder Bildungsinhalte können wie bei einer Massenkommunikation allen Nutzern gleichzeitig auf der Intranet-Homepage zur Verfügung gestellt oder als Benachrichtigung über die mobile App verschickt werden.
Niveau 7
Interkulturelle Kommunikation: Kommunikation zwischen verschiedenen Kulturen
Die interkulturelle Kommunikation konzentriert sich auf die Kommunikation zwischen Menschen mit unterschiedlichem kulturellem Hintergrund. Es geht um das Verständnis und den Umgang mit unterschiedlichen Werten, Überzeugungen und Bräuchen, um eine effektive Kommunikation über kulturelle Grenzen hinweg zu fördern. Interkulturelle Kommunikation ist für Unternehmen, die in verschiedenen Regionen, Ländern oder Kontinenten tätig sind, von entscheidender Bedeutung.
Die Förderung von Vielfalt und Integration muss von der Unternehmensspitze ausgehen. Daher ist es wichtig, allen Mitarbeitern Schulungen zu Vielfalt und Integration anzubieten, damit sie die unterschiedlichen kulturellen Perspektiven ihrer Kollegen verstehen und schätzen können. Schaffen Sie eine Arbeitsplatzkultur, die Vielfalt schätzt und zelebriert, indem Sie integrative Richtlinien, Praktiken und Kommunikationsstrategien einführen.
Wie Sie Ihr Intranet zur Verbesserung der interkulturellen Kommunikation nutzen können
Multinationale Unternehmen können ein Intranet als integratives Instrument nutzen, indem sie eine mehrsprachige Funktion hinzufügen, so dass die Mitarbeiter die Sprache auswählen und einstellen können, in der sie Nachrichten, Veranstaltungen, Stellenangebote und FAQs lesen möchten. Außerdem können Intranets einen Veranstaltungskalender beherbergen, der die Schulungen und Workshops Ihres Unternehmens zur interkulturellen Zusammenarbeit hervorhebt.
Weitere Tipps, wie Sie Ihr Intranet nutzen können, um Ihre internen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, finden Sie in unserem On-Demand-Webinar: „Die 7 Ebenen der Kommunikation, die die Kommunikationsmatrix bilden“ oder buchen Sie noch heute eine Demo mit einem unserer freundlichen Experten.