Hoe communicatiestoornissen voorkomen bij werken op afstand

Volgens het 2021 State of Remote Report blijven “communicatie en samenwerking” de belangrijkste uitdagingen voor telewerkers.

Een veel voorkomend probleem waar teams op afstand mee te maken krijgen, is de verstoring in de communicatie. Daar zijn verschillende redenen voor.

In deze blogpost leest u waarom miscommunicatie of onjuiste interpretatie zich voordoet op externe werkplekken. We geven ook een aantal effectieve tips om uw boodschap luid en duidelijk over te brengen in de hele organisatie.

Waarom communicatieproblemen optreden in teams op afstand

Op de externe werkplek zijn werknemers verspreid over meerdere locaties, en in veel gevallen hebben ze verschillende werktijden of tijdzones. Om deze reden is de kans groter dat bepaalde dingen gebeuren, dingen die leiden tot miscommunicatie of onjuiste interpretatie in teams op afstand. Deze belemmeringen zijn onder andere:

  • Verminderde frequentie van communicatie
  • Gebrek aan duidelijke verwachtingen
  • Belangrijke details zijn weggelaten
  • Berichten zijn slecht geschreven
  • Essentie gaat verloren in de vertaling
  • Te veel kanalen (gebrek aan één enkele bron van waarheid)
  • Afdelingen zijn verzuild
  • Gebrek aan feedback van ontvangers

Om effectief te communiceren moet u deze barrières overwinnen en werknemers beter betrekken.

Deze tips zullen u helpen om de vervorming van boodschappen tot een minimum te beperken.

5 tips om vervorming in de communicatie te verminderen

Hoewel het onmogelijk is om vervorming bij het overbrengen van een boodschap in de organisatie te elimineren, kunnen de volgende suggesties u helpen om het te verminderen.

Houd uw berichten eenvoudig en to the point

Gecompliceerde informatie of berichten die te veel informatie bevatten zijn vatbaarder voor vervorming. Overweeg om de hoeveelheid informatie in een bericht te beperken. Houd uw berichten kort en bondig. Vermijd ook het gebruik van jargon of informeel taalgebruik in berichten die op het grote publiek zijn gericht.

Laat mensen niet in het ongewisse over de interpretatie van uw boodschap of de actie die u wilt dat ze ondernemen.

Beschik over een centraal communicatieplatform

Een andere goede manier om communicatiefouten te vermijden is door middel van een gemeenschappelijk communicatieplatform voor het hele bedrijf. Werknemers kunnen het gebruiken als een enkele bron van waarheid voor alle informatie. Moderne intranetplatforms zoals Involv hebben bewezen effectief te zijn voor interne communicatie en samenwerking. Vooral met Involv kunt u meertalige en gelokaliseerde content creëren.

Herhaal belangrijke boodschappen

Om te voorkomen dat belangrijke boodschappen of informatie worden genegeerd of overgeslagen, moet u ze (of de belangrijkste punten ervan) herhalen, in meerdere formaten, op meerdere platforms, op meerdere tijdstippen. Dit zorgt ervoor dat uw berichten elke afzonderlijke werknemer bereiken. Met Involv heeft u toegang tot een notificatiecentrum waar u notificaties over gepubliceerde content op het intranet kunt aanmaken en versturen. Deze meldingen worden als e-mail- of pushberichten aan uw ontvangers getoond.

📄 Lees ook: 4 manieren waarop een intranet thuiswerken efficiënter maakt

Houd regelmatig vergaderingen

Aangezien iedereen verschillende werktijden kan hebben, is het noodzakelijk om regelmatig vergaderingen met een specifieke agenda te beleggen. Gebruik deze vergaderingen om updates uit te wisselen, duidelijke verwachtingen en doelstellingen vast te leggen, en informatie of berichten van andere teams te bekijken. In veel bedrijven worden ook wekelijkse afdelingsoverkoepelende vergaderingen gepland om het hele bedrijf op de hoogte te houden van bepaalde projecten of kwesties.

Maak notities en opnames

Notities/samenvattingen van vergaderingen of opnames van virtuele vergaderingen zijn nuttige bronnen om indien nodig naar te verwijzen. Dit is essentieel wanneer u bepaalde details of kwesties moet verduidelijken. Denk er dus aan om bij elke vergadering iemand aan te wijzen die notities maakt en ze na de vergadering aan alle aanwezigen bezorgt.

Vraag om feedback

Hoe weet u of iedereen uw boodschap begrepen heeft? Zonder feedback kan het moeilijk zijn om de doeltreffendheid van uw communicatie te kennen en te meten. Door werknemers om feedback te vragen via enquêtes, kunt u belangrijke informatie verzamelen die kan worden gebruikt om communicatiebenaderingen of -methoden strategisch te wijzigen.

Conclusie:

Doeltreffende communicatie is essentieel op elke werkplek. Vooral in de werkomgeving op afstand moeten we nog duidelijker en beknopter met elkaar communiceren.

Communicatiestoringen zijn een veel voorkomend probleem in de werkomgeving op afstand. U kunt deze echter verminderen en uw boodschap luid en duidelijk laten horen door de bovenstaande tips op te volgen.

Wilt u meer weten over Involv-intranet en hoe het een verschil maakt voor organisaties als Plan International, Provincie Antwerpen en het Royal Air Force Museum? Plan een gratis demonstratie met een van onze intranetexperts.

(Photo: Freepik)

Tim

Tim Bogemans

Tim is Collaboration Expert bij Involv/Cognit. Hij bouwt oplossingen die mensen helpen om makkelijker, sneller en gelukkiger samen te werken. Connecteer op LinkedIn.

In 4 stappen naar een betere organisatiecultuur en productievere medewerkers.

  • STAP 1. PLAN UW DEMO IN

    Tijdens de demo ontdekt u wat Involv voor uw organisatie kan betekenen en delen we waardevolle inzichten.

  • STAP 2. MAAK EEN UITROLPLAN

    Samen met u maken we een uitrolplan op maat van uw organisatie.

  • STAP 3. START UW INTRANET

    U bent klaar om uw intranet te lanceren.

  • STAP 4. BETROKKEN MEDEWERKERS

    Communiceer beter, werk vlotter samen en zie hoe de betrokkenheid van uw medewerkers groeit.